Booking Note hay còn gọi là thỏa thuận lưu khoang, là chứng từ thể hiện việc chủ hàng đặt chỗ với hãng tàu để vận chuyển hàng hoá. Thông thường, chủ hàng thường thực hiện việc booking qua các forwarder hay công ty logistics, hoặc cũng có thể lấy trực tiếp từ hãng tàu, hãng hàng không.

Thực tế có thể trong cuộc sống hàng ngày, bạn cũng đã gặp từ booking ở nhiều nơi, thậm chí đã sử dụng từ này thành thói quen. Chẳng hạn, khi bạn đặt vé máy bay bạn gọi là book vé, bạn đặt bàn ăn tại nhà hàng bạn gọi là book bàn,..v.v Nôm na, booking nghĩa là hành động đặt trước 1 chỗ nào đó cho việc sử dụng dịch vụ diễn ra trong tương lai.

Ở đây trong phạm vi chủ đề của bài viết này, đương nhiên rồi, chúng ta sẽ không bàn về việc book 1 tấm vé máy bay đi chơi, hay book 1 bàn ăn để tiệc tùng. Như tiêu đề của bài viết, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về booking trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, vận tải quốc tế, hay trong logistics.

Việc thực hiện booking không phải là công việc khó, chủ yếu là bạn phải xác định được hãng tàu nào phù hợp với giá cước hợp lý, rồi đặt book đủ sớm để có thể thu xếp đóng hàng và đưa lên tàu đúng kế hoạch.

Về phía hãng tàu, sau khi khách hàng đã chấp nhận giá, họ sẽ tiến hành gửi một “Lệnh cấp rỗng” để khách hàng bố trí kéo vỏ container rỗng đi đóng hàng và thực hiện các thủ tục cần thiết để thông quan hàng hóa xuất khẩu.

Một số thông tin trên Booking Note

• Số booking (Booking no,)
• Tên tàu, số chuyến (vessel, voy no)
• Dự kiến thời gian tàu chạy, tàu đến (ETD,ETA)
• Thông tin số lượng và chủng loại container, khối lượng hàng dự kiến, thông tin loại hàng hóa
• Tên cảng xếp, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có)
• Địa điểm lấy vỏ container rỗng, địa điểm hạ container hàng (với hàng FCL),
• Địa điểm kho đóng hàng, và thời hạn đóng hàng (với hàng LCL)
• Closing time, VGM cut-off time, Shipping Instruction cut-off time
• Thông tin người liên hệ của hãng vận chuyển

Giải thích một số khái niệm trên Booking Note

• Giờ cắt máng: Hay còn gọi là closing time, là thời hạn cuối cùng bạn phải bàn giao hàng cho cảng để cảng xếp lên tàu. Quá thời hạn trên thì sẽ phải đi chuyến sau, còn gọi là “rớt tàu”. Tuy nhiên vẫn có thể có một số ngoại lệ, đó là giao hàng trễ hơn khoảng vài giờ so với closing time, đó là do các forwarder xin được hãng tàu đồng ý cho chậm trễ một chút, bởi họ thường có mối quan hệ tốt với hãng tàu.
• VGM cut-off time: Xuất phát từ công ước SOLAS, yêu cầu hàng hóa trước khi xếp lên tàu phải có xác nhận về khối lượng, trong 1 chứng từ gọi là Phiếu VGM. Do vậy, hàng hóa muốn được lên bắt buộc phải trình một phiếu VGM này trước một thời điểm cụ thể nào đó, được gọi là VGM cut-off time (Verified Gross Mass cut-off time). Nôm na là như vậy.
• Shipping Instruction cut-off time (thời hạn nhận hướng dẫn vận chuyển): Shipping Instruction thường được gọi tắt là SI, hãng tàu sẽ yêu cầu shipper gửi SI để dựa vào đó mà phát hành vận đơn. Nếu SI phát hành muộn thì shipper có thể sẽ bị hãng tàu phạt hoặc bị rớt hàng do hãng tàu không phát hành được bill of lading.

Quy trình lấy booking từ hãng tàu

Bước 1: Sau khi chốt lịch, chủ hàng hoặc công ty Forwarding gửi yêu cầu lấy booking bao gồm các thông tin của lô hàng như cảng đi, cảng đến, số lượng, loại cont, ngày dự định đi, yêu cầu về chỗ cấp cont rỗng- hạ cont, về free time cảng đi, cảng đến…

Bước 2: Hãng tàu sẽ kiểm tra chỗ, sau đó gửi Booking Confirmation (hình trên) cho chủ hàng hoặc forwarder.

Bước 3: Sau khi chủ hàng và hãng tàu đã nhất trí thì chỉ việc lấy container rỗng về để đóng hàng.