Khi Sai Thông Tin Trên Vận Đơn (B/L), Doanh Nghiệp Cần Xử Lý Như Thế Nào?
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) được ví như “chìa khóa” của lô hàng. Nó không chỉ là biên lai nhận hàng, bằng chứng của hợp đồng vận chuyển mà còn là chứng từ sở hữu hàng hóa. Tuy nhiên, chỉ cần một sai sót nhỏ về tên công ty, địa chỉ hay mô tả hàng hóa trên B/L cũng có thể dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng như hàng bị kẹt tại cảng, phát sinh phí lưu kho bãi (DEM/DET) khổng lồ, hoặc thậm chí là bị xử phạt hành chính bởi cơ quan hải quan.
Vậy khi phát hiện sai thông tin trên B/L, doanh nghiệp cần làm gì để xử lý nhanh nhất và giảm thiểu chi phí?
Trước khi đi sâu vào quy trình xử lý, doanh nghiệp cần nhận diện các loại lỗi thường gặp để có phương án đối soát hiệu quả:
Thông tin định danh các bên: Sai chính tả tên Shipper, Consignee hoặc Notify Party. Đây là lỗi phổ biến nhất khiến người nhận hàng không thể làm thủ tục lấy lệnh giao hàng (D/O).
Chi tiết hàng hóa: Sai lệch về số lượng kiện (Quantity), trọng lượng (Weight), số khối (Measurement) hoặc mã HS Code không khớp với tờ khai hải quan.
Thông tin hành trình: Sai tên tàu, số chuyến (Vessel/Voyage) hoặc nhầm lẫn giữa các cảng có tên gần giống nhau (như Port Kelang North và Port Kelang West).
Loại vận đơn và cước phí: Nhầm lẫn giữa vận đơn gốc (Original B/L) và vận đơn giải phóng bằng điện (Telex Release/Seaway Bill), hoặc sai điều kiện thanh toán cước (Freight Prepaid vs Freight Collect).
Tùy vào thời điểm phát hiện lỗi và loại vận đơn đang sử dụng, quy trình sẽ có sự khác biệt nhất định.
Ngay khi phát hiện sai sót, việc đầu tiên cần làm là liên hệ ngay với Forwarder hoặc hãng tàu (Carrier) đã phát hành vận đơn. Bạn cần gửi một bản sao B/L có khoanh vùng chỗ sai cùng với thông tin đúng để họ kiểm tra tình trạng trên hệ thống (Manifest).
Doanh nghiệp cần gửi một Correction Advice (Thư yêu cầu chỉnh sửa). Nội dung thư phải thể hiện rõ: số vận đơn, thông tin cũ (sai), thông tin mới (đúng) và cam kết chịu các chi phí phát sinh. Trong một số trường hợp lỗi nhạy cảm (như đổi tên Consignee hoàn toàn), hãng tàu có thể yêu cầu thêm thư cam kết bồi thường (LOI – Letter of Indemnity).
Đối với B/L gốc (Original B/L): Đây là bước phức tạp nhất. Doanh nghiệp bắt buộc phải thu hồi và gửi trả toàn bộ bộ vận đơn gốc (thường là 3 bản chính) về văn phòng hãng tàu. Hãng tàu chỉ tiến hành sửa hoặc cấp bộ mới sau khi đã cầm trong tay bộ B/L cũ để tránh rủi ro lưu thông hai bộ chứng từ cùng lúc.
Đối với Surrendered B/L hoặc Waybill: Vì đây là vận đơn điện tử, việc chỉnh sửa diễn ra nhanh hơn. Sau khi hãng tàu xác nhận chỉnh sửa trên hệ thống, họ sẽ gửi lại bản copy đã sửa (Amended copy) qua email.
Mọi sai sót phát sinh sau khi B/L đã được phát hành chính thức đều bị tính phí. Phí này thường bao gồm:
Phí chỉnh sửa B/L của hãng tàu (thường từ $30 – $100).
Phí chỉnh sửa Manifest (Nếu hàng đã được khai báo với hải quan cảng đến). Đây là khoản phí khá cao và thủ tục phức tạp hơn vì liên quan đến pháp lý của nước nhập khẩu.
Việc sửa Bill không chỉ là câu chuyện thay đổi câu chữ, nó là một cuộc chạy đua với thời gian.
Kiểm tra kỹ bản Draft (Bản nháp): Đây là khâu quan trọng nhất. Luôn yêu cầu bộ phận chứng từ đối soát Draft B/L với bộ hồ sơ gốc (Invoice, Packing List) ít nhất 2 lần. Hãy gửi bản nháp này cho đối tác nước ngoài để họ xác nhận thông tin trước khi yêu cầu hãng tàu phát hành bản chính thức.
Thời hạn Manifest: Tại nhiều quốc gia (như Mỹ, Nhật, EU), thông tin vận đơn phải được khai báo với hải quan từ 24h trước khi tàu rời cảng bốc hàng. Nếu phát hiện lỗi sau thời điểm này, việc sửa đổi sẽ rất khó khăn và tốn kém.
Tính thống nhất của bộ chứng từ: Hãy đảm bảo rằng mọi thay đổi trên B/L phải được cập nhật tương ứng trên các chứng từ khác như C/O (Chứng nhận xuất xứ), Invoice để tránh tình trạng “râu ông nọ chắp cằm bà kia” khi làm thủ tục hải quan tại cảng đích.
Tại Indochina Post, chúng tôi hiểu rằng chứng từ là linh hồn của mỗi lô hàng. Để hỗ trợ khách hàng tối đa, chúng tôi triển khai quy trình kiểm soát chứng từ 3 lớp:
Đội ngũ chuyên viên chứng từ giàu kinh nghiệm, am hiểu quy định hải quan quốc tế.
Hệ thống nhắc hẹn đối soát Draft B/L tự động trước giờ tàu chạy.
Hỗ trợ xử lý nhanh các trường hợp sai Manifest tại cảng đến thông qua mạng lưới đại lý toàn cầu.
Sai sót trên Bill of Lading là điều không ai mong muốn, nhưng nếu nắm vững quy trình xử lý, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động kiểm soát tình hình. Hãy luôn cẩn trọng trong khâu kiểm tra và lựa chọn đơn vị vận tải uy tín để mỗi chuyến hàng luôn thông suốt.
Xem thêm:
Xung đột Trung Đông: Doanh nghiệp cần chủ động tái cấu trúc chuỗi cung ứng