Người giao hàng (người gửi hàng, người cầm giữ vận đơn) bị mất (hay thất lạc) vận đơn và đề nghị người vận chuyển (chủ tàu) cấp lại một bộ vận đơn mới thì thủ tục cấp lại như thế nào và cần lưu ý những gì để vừa an toàn cho người cấp vừa giúp được khách hàng?

– Như nhiều người đã biết, chức năng quan trọng nhất của vận đơn là “chứng từ về quyền sở hữu” (document of title). Vì vậy, việc cấp lại vận đơn phải được thực hiện rất thận trọng sao cho vừa giúp được người có yêu cầu, vừa tự bảo vệ được mình (chủ tàu, người vận chuyển) một cách tốt nhất.
– Đề nghị cấp lại vận đơn có thể được gửi trực tiếp cho người vận chuyển/chủ tàu, nhưng phần nhiều là thông qua đại lý. Không có thủ tục chung cho việc cấp lại vận đơn. Mỗi hãng tàu, người vận chuyển có quy định riêng về việc này và căn cứ vào từng trường hợp cụ thể (mức độ tín nhiệm của khách hàng, giá trị của lô hàng…) mà giải quyết cho phù hợp.
– Dưới đây xin giới thiệu một số yêu cầu mà đại lý/người vận chuyển/chủ tàu cần lưu ý khi cấp lại vận đơn để bạn đọc tham khảo:
1. Khi nhận được văn bản đề nghị cấp lại vận đơn, đại lý báo ngay cho người vận chuyển/chủ tàu kèm theo toàn văn nội dung đơn đề nghị đó.
2. Tìm hiểu xem lô hàng đang ở đâu (trên đường vận chuyển, đang ở trong kho…) và đã được trả cho người nhận hàng chưa.
3. Nếu hàng đã được trả cho người nhận, thì từ chối đơn đề nghị cấp lại vận đơn. Nếu hàng chưa được trả cho người nhận, thì thông báo và chuyển nội dung đơn đó cho đại lý tại cảng nhận hàng/cảng trả hàng và yêu cầu họ (đại lý) thông báo sự việc cho các bên liên quan.
4. Yêu cầu người đề nghị cấp lại vận đơn làm các thủ tục pháp lý theo quy định ở địa phương của nước sở tại về việc bị mất vận đơn (có nước yêu cầu phải gửi văn bản cho tòa án để tòa ra quyết định về quyền sở hữu của vận đơn, trách nhiệm của người đang giữ vận đơn chính…; có nước yêu cầu làm tờ khai với cơ quan công an, đăng báo, làm bản cam đoan, gửi thông báo cho các bên liên quan…).

5. Người đề nghị cấp lại vận đơn phải làm thư bảo đảm, cam kết bồi thường thiệt hại do việc xin cấp lại vận đơn (theo mẫu của người vận chuyển/chủ tàu). Có hãng tàu quy định ngoài chữ ký của người đề nghị, còn có chữ ký của người giao hàng, người nhận hàng.
6. Ngoài đơn đề nghị nói trên, phải có thư bảo lãnh của ngân hàng. Thư bảo lãnh có thể làm thành một thư riêng hoặc ngân hàng có thể ký ngay trên thư bảo đảm (của người đề nghị cấp lại vận đơn) cam kết bồi thường với tư cách là người bảo lãnh. Số tiền bảo lãnh, thời gian bảo lãnh tùy theo tính chất vụ việc (ví dụ: có thể không hạn chế về số tiền và thời gian bảo lãnh để đề phòng khiếu kiện kéo dài…).
7. Kiểm tra tính hợp pháp (giá trị pháp lý) thư bảo lãnh của ngân hàng theo luật, quy định tại địa phương (chức danh ký, bản chính, bản fax, thư điện tử).
8. Đăng báo địa phương một vài số liên tục (nói rõ hoàn cảnh, thời gian… mất vận đơn, ví dụ như mất sau khi xem triển lãm tại…, ngày…) và đính kèm những bản chụp đăng báo này vào đơn đề nghị.
9. Những ghi chú sau đây nên ghi lên bộ vận đơn được cấp lại:
a. “Cấp lại” (re-issued).
b. “Nếu hàng đã được trả theo bộ vận đơn đã cấp, thì bộ vận đơn được cấp lại này sẽ tự động vô hiệu”.
c. “Sau khi hàng đã được trả theo bộ vận đơn cấp lại, thì các bản chính của bộ vận đơn (thứ nhất) sẽ bị coi là không còn giá trị”.
d. “Hàng chỉ được trả theo bộ vận đơn cấp lại này nếu hàng chưa được trả theo bộ vận đơn thứ nhất”.
10. Sau khi được chủ tàu/người vận chuyển cho phép, đại lý sẽ cấp bộ vận đơn mới và thông báo cho chủ tàu, các đại lý và cơ quan tại các cảng có liên quan để chuẩn bị trả hàng theo bộ vận đơn mới. Tuy vậy, nếu đại lý tại cảng trả hàng (discharging port) nhận được thông báo của đại lý tại cảng nhận hàng (loadingport) rằng vận đơn cấp lại (re-issued B/L) đã được xuất trình cho họ (đại lý tại cảng nhận hàng) nhưng sau đó lại có yêu cầu trả hàng của người giữ bộ vận đơn thứ nhất thì đại lý (tại cảng trả hàng) phải ngừng làm thủ tục trả hàng, thông báo ngay sự việc cho người vận chuyển/chủ tàu và đại lý tại cảng nhận hàng để chờ mệnh lệnh tiếp theo chứ dứt khoát không được trả hàng.

VĂN PHÒNG VIETSHIP HÀ NỘI

Địa chỉ: B10b khu đô thị Nam Trung Yên, Cầu Giấy, Hà Nội.
Điện thoại: 08-6902-9161
Giờ phục vụ: 8 giờ đến 18 giờ(Từ thứ 2 đến thứ 7)
Hotline: 0936-257-997  (Phục vụ 24/24 giờ)
Email: lienhe@vietship.net