Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng như sau:
• Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp ( nếu hàng tươi sống , rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh:20’RF,40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn cont khô: 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”).Cũng như các quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ như: hàng thực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng…
.• Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng thấp và ngược lại.
• Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.Tuy nhiên cũng có một số khách hàng quen sử dụng dịch vụ của một hãng tàu cho hàng hóa của mình thì công ty xem xét báo giá cước cho khách hàng đó biết.
• Thời gian dự kiến xuất hàng để công ty tìm một lịch trình tàu chạy phù hợp.
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường.
Ví dụ: Hãng tàu Hanjin, OOCL, ZIM line… có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Âu và Mỹ. Trong khi đó hãng tàu TS line, Wanhai, Evergeen, NYK lại có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Á.
Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tàu, tính toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng. Các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu đều phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết.
Nếu giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gởi booking request ( yêu cầu dặt chổ) cho bộ phận kinh doanh.
Booking request này xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan:
Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng kho người gửi hàng hay đóng tại bãi container của cảng), cảng hạ container có hàng để thông quan xuất khẩu (hạ container ở cảng nào thì thông quan tại cảng đó), cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy…
Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chổ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gởi booking confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng.Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng ( port of delivery), cảng chuyển tải ( port of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng( losing time)… Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gởi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu.
Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận chuyển nội địa của công ty thì khách hàng sẽ gởi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty. Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng. Sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó. Lập booking profile Nhân viên kinh doanh sẽ lập booking profile để kê khai sơ lược thông tin về lô hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp.
Những thông tin trên booking profile như sau:
Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách:
số điện thoại/fax:
Tên hãng tàu: Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy
Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau ( freight collect)- Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…
Bước này công ty không làm mà người xuất khẩu làm.
Nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu ( thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lệnh lấy container. Ớ bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ gồm : packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng. Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy conttainer rỗng vận chuyển đến kho người xuất khẩu đóng hàng. Sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển container có hàng hạ bãi tại cảng chờ xếp hàng ( theo trên booking confirm) và đóng phí hạ container cho cảng vụ .
Hồ sơ hải quan gồm
+ Tờ khai hải quan : 2 bản chính( 1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa :1 bản chính
+ Hóa đơn thương mại (invoice) : 1 bản chính
+ Phiếu đóng gói (packing list) : 1 bản chính
+ Giấy phép đăng ký kinh doanh : bản sao y kèm bản chính đối chiếu ( nếu doanh ngiệp mới xuất khẩu lần đầu)
+ Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu : 1 bảnv
Nếu mặt hàng xuất khẩu là hàng thực phẩm thì phải đăng lý kiểm dịch, hồ sơ gồm có :
+ 2 giấy phép đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu của trung tâm đăng ký kiểm dịch thực vật
+ Hợp đồng ngoại thương ( sao y)
+ 1 invoice ( bản chính )
+ 1 packing list ( bản chính )
+ Mẫu hàng để kiểm dịch (nếu có)
+ Vận đơn (vận đơn này sẽ được nộp sau khi tàu chạy để lấy chứng thư)
Khi đã chuẩn bị hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ đó đến cơ quan kiểm dịch thực vật để đăng ký kiểm dịch. Nhân viên tiếp nhận sẽ kiểm tra bộ hồ sơ, nếu thấy đầy đủ sẽ ký và đóng dấu vào giấy đăng ký.
Khi hàng đã về đến cảng, nhân viên giao nhận sẽ đưa nhân viên kiểm dịch đến vị trí container và tiến hành kiểm tra hàng. Hàng sẽ được cấp chứng thư sau khi đã kiểm tra đạt tiêu chuẩn. chứng thư này là chứng nhận tình trạng của hàng hóa đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.
Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thông tin về hàng hóa mà công ty thu thập được như:+ Hợp đồng thương mại+ Invoice+ Packing list+….
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử « ECUSKD » để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so với thủ công trước đây vì nhân viên hải quan không phải nhập lại số liệu trên tờ khai vào máy.
– Phân luồng hàng hóa có 3 luồng
+ Luồng xanh : Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan « đã làm thủ tục hải quan » vào tờ khai xuất khẩu.
+ Luồng vàng : Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan « đã làm thủ tục hải quan » vào tờ khai xuất khẩu.
+ Luồng đỏ : Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa . Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan « đã làm thủ tục hải quan » vào tờ khai xuất khẩu.
Lưu ý : Đăng ký làm thủ tục ở cửa khẩu nào thì truyền số liệu vào cửa khẩu đó.¯ Những tiêu chí cần thiết của tờ khai xuất khẩu
Ví dụ: Tờ khai hải quan điện tử về hàng xuất khẩu của công ty cổ phẩn thương mại cơ điện đầu tư xây dựng Việt Nam.o
Ô số 1: Người xuất khẩu:o Ô số 2: Người nhập khẩu:o Ô số 3: Để tên người uỷ thác ( nếu có).o Ô số 4: Đại lý làm thủ tục hải quan ( nếu có).o Ô số 5: Loại hình xuất khẩu tuỳ thuộc vào mục đích xuất khẩu của công ty.o Ô số 6: Giấy phép ( nếu có). Trong truờng hợp này không có giấy phép kinh doanh.o Ô số 7: Hợp đồng số:o Ô số 8: Hoá đơn thương mại số:o Ô số 9: Cảng xếp hàng: C048o Ô số 10:Nước nhập khẩu:o Ô số 11: Điều kiện giao hàng:o Ô số 12:Phương thức thanh toán:o Ô số 13: Đồng tiền thanh toán:o Ô số 14: Tỷ giá tính thuế:o Ô số 15: Kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục Hải Quan (Luồng Xanh)Chấp nhận thông quanChấn nhận thông quan trên cơ sở thông tin khai hải quan điện tử.Đề nghị doanh nghiệp xuất trình tờ khai hải quan điện tử in để xác nhận. Ô 11o Ô số 16: Chứng từ Hải Quan trước đó (Nếu có)o Ô số 17: Tên hàng quy cách phẩm chất:(Ô này chỉ có thể khai báo 3 mặt hàng, do đó nếu nhiều hơn 3 mặt hàng thì sẽ được thể hiện ở phụ lục tờ khai)o Ô số 18 : Mã số hàng hoá: (Nếu nhiều loại hàng hoá thì mã số hàng hoá cũng khác nhau. Vì vậy khi lên tờ khai cần tra cứu về mã số hàng hoá một cách kỹ lưỡng trong biểu thuế nhằm tránh sai sót gây chậm trễ cho việc giao nhận hàng.)o Ô số 19 : Xuất xứo Ô số 20 : Số lượngo Ô số 21: Đơn vị tínho Ô số 22: Đơn giá nguyên tệ( Dựa vào hợp đồng ngoại thương và hóa đơn thương mại)o Ô số 23 : Trị giá nguyên tệo Ô số 24: Thuế nhập khẩu gồm có:- Trị giá tính thuế- Thuế suất(%)- (Tiền thuế đều qui đổi sang VNĐ và được thể hiện rõ).o Ô số 25: Thu khác gồm có:- Tỷ lệ (%)- Số tiềno Ô số 26: Tổng số tiền thuế và thu khác- Bằng số:- Bằng chữ:o Ô số 27: Tổng trọng lượng: Tổng số container: Tổng số kiện: Số hiệu kiện, cont:+Số cont:+ Số seal:o Ô số 28:Ghi chép khác: Số hiệu tàu: Số chuyến:o Ô số 29: Xác nhận giải phóng hàng/ đưa hàng về bảo quản (nếu có)o Ô số 30: Tôi xin cam đoan chịu trách nhiệm trước Pháp Luật về những nội dung khai báo trên tờ khai này.(Giám đốc Công ty xuất khẩu ký tên, đóng dấu)o Ô số 31: Xác nhận đã qua khu vực giám sáto Ô số 32: Xác nhận thông quano Ô số 33: Xác nhận thực xuất(Chi tiết chứng từ đính kèm sau báo cáo)
Chia thành 2 trường hợp:
Trường hợp 1: Hàng hóa xuất khẩu miễn kiểm ( luồng xanh)
Bước 1 : Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu
– Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), mang tờ khai đến cho khách hàng kí tên và đóng dấu xác nhận..
– Sau đó, mang bộ chứng từ bao gồm:+ Giấy giới thiệu+ 2 tờ khai Hải Quan+ packing list- Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì không. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay không và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay không.
– Sau đó, Hải quan đóng dấu vào tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ khai.(Khi nộp tờ khai nhân viên giao nhận se mất phí kẹp vô tờ khai có thể từ 50.000 đến 200.000đ, hoặc có thể nhiều hơn tùy trường hợp)
Bước 2: Trả tờ khai
– Nhân viên giao nhận mua tem ( lệ phí Hải Quan) dán vào tờ khai .
– Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận 1 tờ khai và giữ lại tờ khai dán tem.
Bước 3: Thanh lý hải quan bãi
– Nhân viên giao nhận photo tờ khai và đến Hải quan thanh lý hàng xuất ở Cát Lái để thanh lý.
– Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/seal, tàu/chuyến lên tờ khai gốc.
– Sau đó, nộp tờ khai ( photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lí.
– Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc.(Khi thanh lý nhân viên giao nhận sẽ mất phí chi cho Hải quan thanh lý là 10.000đ/1 cont ở đây Cty Vương Ngọc có 2 cont là 20.000đ phí này không có trên hóa đơn mà như dạng tiền bồi dưỡng)
Bước 4: Vào sổ tàu hàng xuất- Căn cứ vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container, số seal vào ô 28 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu.
– Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để Hải quan vào sổ tàu.
– Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu.
Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng.
Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
Lưu ý: Phải vào sổ tàu trước khi đến giờ Closing time nếu không hàng sẽ rớt lại không xuất khẩu được mặc dù đã thông quan.
Trường hợp 2: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa ( luồng đỏ )
Bước 1 : Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu
– Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), mang tở khai đến cho khách hàng kí tên và đóng dấu xác nhận..
– Sau đó, mang bộ chứng từ bao gồm:+ Giấy giới thiệu
+ 2 tờ khai Hải Quan
+ Hợp đồng thương mại ( sao y)
+ Invoice ( bản chính)
+ Packing list ( bản chính)
– Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì không. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay không và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay không.- Sau đó, Hải quan đóng dấu và chuyển bộ phận kiểm hóa.
Bước 2: Kiểm hóa hàng xuất
– Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi và rút ruột container.
– Nhân viên giao nhận xem kết quả phân kiểm để liên lạc với Hải quan kiểm hóa.- Xuống bãi tìm container tiến hành cắt seal và liên lạc với Hải quan kiểm hóa xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa (5%,10% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu cầu kiểm hóa).
– Sau đó, nhân viên giao nhận bấm lại seal mới ( gồm seal Hải quan và hãng tàu) và xin giấy xác nhận seal của bộ phận cắt/bấm seal có đóng dấu xác nhận của bô phận bấm seal ở cảng.
Bước 3: Trả tờ khai
– Nhân viên giao nhận mua tem ( lệ phí Hải Quan) dán vào tờ khai .
– Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận bộ chứng từ bao gồm:+ 1 tờ khai và giữ lại tờ khai dán tem.+ Hợp đồng thương mại ( sao y)+ Invoice ( bản chính)+ Packing list ( bản chính)
Bước 4: Thanh lý hải quan bãi
– Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/ seal, tàu/chuyến lên tờ khai chính.
– Nhận viên giao nhận photo tờ khai Hải quan điện tử. Sau đó, nộp tờ khai ( photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lí.
– Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc.
Bước 5: Vào sổ tàu hàng xuất
– Căn cứ vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi vào ô 28 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu.
– Nhân viên giao nhận nộp tờ khai và phiếu xác nhận seal để Hải quan vào sổ tàu.- Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu.
Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng. Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
Lưu ý: Phải vào sổ tàu trước khi đến giờ Closing time nếu không hàng sẽ rớt lại không xuất khẩu được mặc dù đã thông quan.
a) Trường hợp 1: Khách hàng sử dụng dịch vụ quốc tế của công ty
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng.
Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng để lập chứng từ hàng xuất. Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ như sau:
– Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tất thủ tục xuất hàng hay chưa.
– Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhật sắp xếp container lên tàu.
– Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn.
Nội dung vận đơn gồm những chi tiết sau : –
+)Số vận đơn (B/L no)
+) Người gửi hàng(Shipper)
+)Người nhận hàng(Consignee)
+)Tên tàu\ số chuyến(vessel\voy)
+)Cảng xếp hàng(Port of loading)
+)Cảng dỡ hàng(Port of discharge)
+)Nơi giao hàng(Place of delivery)
+)Điều kiện vận chuyển hàng :CY\Door
+)Ngày xếp hàng lên tàu :Shipped on board date……(Những thông tin về tên tàu số chuyến cảng đi, cảng đến phải trùng khớp với booking confirmation của hãng tàu đã gửi trước đó)
+) Số container\số kẹp chì( container\ Seal no)
+)Số lượng container(number of container)
+)Mô tả hàng hóa(Descreption of goods)
+)Số kiện( number of package)
+)Trọng lượng hàng cả bì(Gross weight)
+)Nơi phát hành vận đơn(place and date of issue : +)Tên, trụ sở người chuyên chở hoặc đại lí : +)Đại lí giao nhận ở cảng đến của Minh Khuê(Delivery Agent) : +)Điều khoản về cước phí(freight and charges) +)Số lượng bản vận đơn gốc (No. Of original B(s)/L) : +)Chữ ký của người chuyên chở hay đại lý của người chuyên chở : +)
Các điều kiện, điều khoản trách nhiệm chuyên chở, thường được in sẵn ở mặt sau vận đơn, không thương lượng được, nếu có thỏa thuận khác thì phải thể hiện thêm ở mặt trước vận đơn vì vậy người thuê chuyên chở phải tìm hiểu kỹ các điều khoản phía sau vận đơn, hiểu các quy ước quốc tế điều chỉnh vận đơn.+) Người gửi hàng chịu trách nhiệm cân đong, đo đếm và đóng hàng của mình vào container và niêm phong kẹp chì trước khi giao cho người chuyên chở vì thế miễn trách nhiệm cho người chuyên chở về số lượng, chất lượng hàng hóa bên trong container, trên vận đơn thường có ghi chú « said to contain » « Shipper’s load » « count and seal »(đóng xếp hàng, đếm hàng và kẹp chì do người gửi hàng chịu trách nhiệm). +) Sau khi có đầy đủ những thông tin trên, bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ phát hành vận đơn (HB/L) cho người gửi hàng và gửi bản vận đơn nháp cho khách hàng kiểm tra lại thông tin nhằm tránh những sai sót về sau. Đồng thời, gửi thông tin cho hãng tàu liên quan phát hành vận đơn cho Minh Khuê (MB/L). Trong đó : Shipper :Consignee : Loại B/L được phát hành, thông thường là Bill Surrender or seaway bill Những thông tin còn lại như trên HB/L Sau khi có được MB/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ kiểm tra đối chiếu lại HB/L và MB/L xem có gì khác biệt không để chỉnh sửa (nếu có).
Nếu không thì nhân viên giao nhận chuyển bộ hồ sơ( bản sao) cho khách hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu liên quan để yêu cầu cấp vận đơn.Sau khi hàng đã xếp lên tàu, lấy được vận đơn có ký tên đóng dấu của người chuyên chở hoặc đại lý của hộ thì nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai, invoice và B/L đến hải quan cảng xác nhận hàng đã thực xuất. Để doanh nghiệp lấy đó làm cơ sở hoạch toán với các cơ quan( thuế, ngân hàng..).
9) Thực xuất tờ khai
Sau khi tàu chạy, Hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty. Bộ phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất. Nhân viên giao nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất.
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển :Shipper/ Consignee, tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA (Ngày đi / ngày dự kiến đến), Số vận đơn (HB/L,MB/L), loại vận đơn (surrender, Original, seaway bill…), hợp đồng, invoice, packing list cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến, đính kèm là bản sao HB/L,MB/L.
Dựa vào booking Profile, điều khoản về cước phí là trả trước (freight prepaid) nên nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan ( THC, Bill fee, Seal fee…) thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ. Trong trường hợp cước phí trả sau (freight collect) nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn.
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và vào sổ người giao nhận phải : Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, người giao nhận sẽ trả chứng từ lại cho khách và công ty cũng lưu lại 1 bộ. Đồng thời, kèm theo đó là 1 bản debit note ( giấy báo nợ) « 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho công ty ». Trên đó gồm : các khoản chi phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các chi phí khác…Sau đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng vứi debit note quyết toán với khách hàng.