QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

Một hợp đồng nhập khẩu là một công việc rất phức tạp. Chính vì thế Vietship gửi đến bạn quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu, bạn tham khảo nhé.

Có 8 bước thực hiện quy trình hợp đồng nhập khẩu

Bước 1: Thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán

Nếu HĐ quy định thanh toán bằng L/C thì cần làm những việc sau đây:

• Làm đơn đề nghị/giấy yêu cầu phát hành L/C
• Thực thi ký quỹ để mở L/C

Bước 2: Thuê phương tiện vận tải

Nếu trong HĐ XNK quy định: hàng được giao ở nước người XK, phương tiện vận tải do người mua lo (EXW, FAS, FCA, FOB) thì NM sẽ thuê PTVT.

Bước 3: Mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu

Khi mua hàng theo các điều kiện EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CPT nhà NK cần phải mua BH cho HH. Nhà NK cần làm những công việc sau:

– Chọn điều kiện thích hợp để mua BH:

NNK cần căn cứ vào đặc tính của HH, cách đóng gói, PTVC… để chọn điều kiện BH thích hợp: đảm bảo an toàn cho HH và đạt hiệu quả kinh tế cao.

– Lấy giấy yêu cầu BH: Điền đầy đủ các ND trong giấy yêu cầu BH

• Tên người được BH
• Tên hàng hóa cần BH
• Loại bao bì, cách đóng gói và ký mã hiệu của HH được BH
• Trọng lượng hay số lượng HH cần BH
• Tên tàu biển hoặc PTVC
• Cách thức xếp hàng được BH xuống tàu
• Nơi bắt đầu vận chuyển, chuyển tải và nơi nhận HH được BH
• Ngày, tháng phương tiện chở hàng được BH bắt đầu rời bến
• Điều kiện BH
• Nơi thanh toán bồi thường

– Đóng phí BH và lấy chứng thư BH: Sau khi người BH tính phí BH, NNK đóng phí BH và nhận chứng thư BH theo yêu cầu.

Bước 4: Nhận hàng

Thủ tục nhận hàng:

Nhận hàng rời (số lượng không lớn, không đủ 1 tàu) hoặc hàng container rút ruột tại cảng (gửi theo phương thức LCL): chủ hàng đến cảng hoặc chủ tàu (nếu hãng tàu đã thuê bao kho) để đóng phí lưu kho và xếp dỡ, lấy biên lai.

Sau đó đem: Biên lai lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing list, đến văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu 1 D/O. Chủ hàng mang 2 D/O còn lại đến bộ phận vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.

Đem 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng HH để chờ HQ kiểm tra, đến HQ cảng mời HQ kho bãi giám sát việc nhận hàng. Sau khi HQ xác nhận “hoàn thành thủ tục HQ” hàng được xuất kho, mang ra khỏi cảng để đưa về địa điểm quy định.

Nhận nguyên container, HQ kiểm tra tại kho riêng: Cần làm những việc sau đây:

• Làm đơn xin kiểm hàng tại kho riêng, nộp cùng bộ hồ sơ đăng ký thủ tục HQ. Container chỉ được phép đưa về kho riêng khi đã đăng ký trước với HQ và kho đã được HQ công nhận đủ điều kiện và cấp giấy phép
• Làm thủ tục mượn container tại hãng tàu, đóng tiền, ký quỹ, phí xếp dỡ, tiền vận chuyển container từ cảng về kho riêng
• Đem BCT gồm:

+ D/O (3 bản) có chữ ký của NV HQ khâu đăng ký thủ tục, đóng dấu “đã tiếp nhận tờ khai”

+ Biên lai thu phí xếp dỡ và phí vận chuyển của hãng tàu

+ Đơn xin mượn container đã được chấp thuận

đến văn phòng đại lý hãng tàu để làm giấy phép xuất container khỏi bãi.

Tại đây giữ 1 D/O. Cùng NV phụ trách bãi tìm container, kiểm tra tính nguyên vẹn của container và SEAL (kẹp chì). Nhận 2 bản “Lệnh vận chuyển” của NV kho bãi. Mang toàn bộ hồ sơ đến HQ kho bãi để NV HQ kiểm tra, ký xác nhận số container và số seal, tờ khai và lệnh VC. Xuất container ra khỏi bãi, nộp 1 lệnh VC cho HQ cổng cảng, 1 cho bảo vệ cảng, đưa container về kho riêng. Đén phòng giám quản, HQ thành phố để đón HQ đi kiểm tra. Kiểm hóa xong, nếu không có vấn đền gì sẽ được xác nhận “Hoàn thành thủ tục HQ”.

Nhận nguyên tàu hoặc nhận hàng với số lượng lớn

Sau khi nhận D/O, nộp hồ sơ cho HQ, nhận NOR (Notice of readliness) thông báo sẵn sàng bốc hàng, NVGN tiến hành nhận HH. Trước khi mở hầm tàu cần có đại diện các cơ quan:

• Đơn vị nhập hàng
• Đại diện NB (nếu có VP đại diện tại VN)
• Cơ quan kiểm định HH
• Đại diện tàu, đại lý tàu
• HQ giám sát, HQ kiểm hóa
• BH (nếu nghi ngờ hàng có BH bị hư hỏng)

Bước 5: Làm thủ tục hải quan

Quy trình thủ tục HQ đối với HH XK, NK gồm các bước:

1. Người khai HQ tiến hành khai HQ – HQ tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký phân luồng tờ khai

2. Kiểm tra chi tiết hồ sơ (đối với hàng luồng vàng, đỏ)

3. Kiểm tra thực tế HH (đối với hàng luồng đỏ)

4. Xử lý kết quả kiểm tra HQ, thu thuế, lệ phí HQ

5. Giải phóng HH, thông quan.

Bước 6: Kiểm tra hàng nhập khẩu

• Cơ quan giao thông (ga, cảng) phải kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện. Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặt không theo vị trí vận đơn thì cơ quan giao thông mời công ty giám định lập biên bản giám định. Nếu hàng chuyên chở đường biển mà thiếu hụt mất mát thì phải có “biên bản kết toán nhận hàng với chủ tàu”, còn nếu có đổ vỡ phải có “biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng”
• Đơn vị KD NK với tư cách là 1 bên dứng trên vận đơn, phải lập thư dự kháng (letter of reservation) nếu nghi ngờ thực sự thấy hàng có tổn thất, thì phải yêu cầu lập biên bản giám định (survey report) nếu HH thực sự bị tổn thất, thiếu hụt, không đồng bộ, không phù hợp với HĐ…
• Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng NK là động vật và thực vật.

Bước 7: Khiếu nại

• Khiếu nại NB: NM có quyền khiếu nại NB khi NB không GH hoặc GH chậm, giao thiếu… hoặc phẩm chất HH không phù hợp với qđ của HĐ, bao bì xấu, ký mã hiệu sai, không giao hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật
• Thể thức và hồ sơ khiếu nại: Đơn khiếu nại = VB: thư, fax, talex. Nếu dùng fax hay talex thì sau đó phải có thư bảo đảm xác nhận
• Nội dung thư khiếu nại:

– Tên, địa chỉ của bên khiếu nại, bên bị khiếu nại.

– Cơ sở pháp lý của việc khiếu nại

-Lý do khiếu nại

-Yêu sách cụ thể đối với NB

Trong hồ sơ khiếu nại, còn có các chứng từ kèm theo làm bằng chứng khiếu nại, thông thường gồm:

+ Hợp đồng mua bán

+ Vận đơn

+ Biên bản giám định

• Khiếu nại người vận tải

Hồ sơ khiếu nại người chuyên chở

Hồ sơ khiếu nại gồm: đơn khiếu nại và các chứng từ kèm theo. Đơn khiếu nại phải làm bằng VB. ND đơn gồm: tên và địa chỉ của bên khiếu nại, bên bị khiếu nại, số HĐ, khiếu nại về cái gì, yêu sách cụ thể.

Chứng từ kèm theo đơn khiếu nại:

• HĐ chuyên chở HH
• Vận đơn đường biển
• Phiếu kiểm kiện của bên GH và bên nhận hàng
• Biên bản kiểm toán
• Giấy chứng nhận hàng thiếu
• Biên bản giám định khối lượng theo mớn nước
• Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng
• Biên bản giám định sắp xếp hàng trong hầm tàu
• Biên bản kiểm hóa của HQ

Khiếu nại bảo hiểm

Những chứng từ cần thiết cho hồ sơ khiếu nại gồm có:

• HĐ hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm gốc
• Vận đơn gốc
• Bản sao hóa đơn gốc hoặc các hóa đơn CP
• Chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng hàng
• Thư kèm tính toán số tiền khiếu nại

Ngoài ra cần đính kèm them các chứng từ sau đây cho từng trường hợp khiếu nại

1. Đối với HH bị hư hỏng hay mất mát:

• Biên bản giám định do BH hoặc đại lý của BH cấp
• Biên bản đổ vỡ do tàu gây ra (COR)

2. Đối với HH bị thiếu nguyên kiện:

• Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC)
• Xác nhận hàng thiếu của VOSA (CSC)…

3. Đối với tổn thất chung:

• Văn bản tuyên bố tổn thất chung của chủ tàu
• Bảng tính toán phân bổ tổn thất chung của lý toán sư
• Các văn bản có liên quan khác

4) Đối với HH bị tổn thất toàn bộ

• Thư thông báo của NCC cho người nhận về tổn thất toàn bộ
• Xác nhận của NCC về lô hàng đã được xếp lên tàu
• Thư khiếu nại hang tàu (nếu có)

Bước 8: Thanh toán

• Là nghĩa vụ chủ yếu của NM trong quá trình mua bán. Tùy theo từng phương thức, công việc thanh toán sẽ khác nhau
• Nếu HĐ qđ thanh toán = L/C thì: khi nhận BCT do bên bán chuyển tới, NH mở L/C sẽ kiểm tra kỹ lưỡng.

+ Nếu chứng từ hoàn hảo thì NH thanh toán và thông báo cho NM, mời họ lên thanh toán lại cho NH, rồi nhận BCT đi lấy hàng.

+ Nếu chứng từ không hoàn hảo thì hỏi ý kiến NM, tùy lỗi nặng nhẹ mà có phương pháp xử lý thích hợp.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này, hãy đón chờ nhiều bài viết về Logistics, xuất nhập khẩu của Vietship nhé! Để biết thêm thông tin, hãy đến với Vietship qua Hotline để được tư vấn nhé!

Vận chuyển thú cưng, chó mèo từ Sài Gòn đi Quốc tế chất lượng, giá rẻ 

Dịch vụ vận chuyển thực phẩm đi Pháp siêu dễ dàng, bao thủ tục