Shipping Instruction là gì trong xuất nhập khẩu?
Những ai làm xuất nhập khẩu đều hiểu rõ khái niệm Shipping Instruction là gì, nội dung như thế nào, cũng như những lưu ý khi soạn và kiểm tra chứng từ này. Bài viết này chúng tôi làm rõ khái niệm và thông tin bắt buộc trong chứng từ này. Mời các bạn cùng tìm hiểu nội dung cụ thể.
Shipping Instruction (viết tắt là SI) là 1 chứng từ cung cấp chi tiết về lô hàng, thông tin của các bên liên quan và yêu cầu vận chuyển cụ thể, được chủ hàng (người xuất khẩu) cung cấp cho hãng tàu, hoặc công ty giao nhận vận chuyển.
Đồng thời để thống nhất thông tin trên chứng từ vận chuyển – đặc biệt là vận đơn, SI cần được gửi tới người vận chuyển trước khi họ tạo vận đơn và trước thời hạn quy định (thường gọi là SI Cut-off Time), như vậy sẽ tránh được những sai sót không đáng có.
SI còn có tên dễ hiểu hơn là Hướng dẫn gửi hàng.
Nội dung của SI ít nhiều có sự khác nhau, nhưng thường gồm những chi tiết chính như dưới đây.
Công dụng chính là để người gửi hàng cung cấp đầy đủ và thống nhất thông tin về lô hàng, để từ đó người vận chuyển phát hành vận đơn Bill of Lading.
Sau khi nhận được SI, người vận chuyển căn cứ vào đó để tạo Bill nháp (Draft Bill), gửi cho khách hàng kiểm tra và xác nhận. Bill nháp là căn cứ để phát hành bill gốc sau này.
SI phải được gửi tới người vận chuyển/Forwarder trước thời hạn Cut Off SI quy định trên Booking Note
Sau thời gian này, nếu SI chưa được gửi, shipper có thể bị phạt tiền hoặc hàng có thể bị rớt tàu do người vận chuyển/forwarder không nhận được thông tin hàng, không phát hành được bill.
Khai báo trực tuyến qua web là 1 hình thức khai báo thông dụng hiện nay mà nhiều hãng tàu đang áp dụng. Hình thức này cho phép bên khai báo có thể sửa thông tin dễ dàng.
Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này chính là nếu đường truyền Internet không ổn định hoặc website xảy ra vấn đề không kịp khắc phục có thể dẫn tới việc trễ thời gian submit SI.
Sau đó, bên khai báo sẽ mất thời thêm gian gửi lại SI qua email, phí phạt tiền submit bill (trong trường hợp thông tin đã xác nhận bị sai) có thể cao hơn khi khai báo SI qua hệ thống web.
Bên cạnh việc khai báo SI trực tuyến, nhiều hãng tàu hiện nay vẫn yêu cầu các bên gửi SI qua email.
Câu trả lời là Có thể – SI có thể bị từ chối, với lý do hàng hóa bị cấm hay những lý do hợp lý khác theo Quy định của hãng tàu.
Vì vậy nên để tránh tình trạng đó xảy ra, chủ hàng cần tìm hiểu trước loại hàng hóa mà mỗi hãng tàu từ chối vận chuyển, yếu tố địa phương… Việc này sẽ giúp chủ hàng tránh trục trặc và những khoản chi phí phát sinh không đáng có.
Đọc thêm:
Giải pháp Vận chuyển Đường biển từ Malaysia về Việt Nam với mức giá hết sức hấp dẫn!