Chào các bạn, trong thời gian qua Vietship nhận được rất nhiều yêu cầu viết bài về quy trình xuất nhập khẩu một lô hàng bằng container đường biển. Vietship cố gắng viết một cách chi tiết để những bạn chưa vào nghề hoặc thậm chí chưa từng làm một lô hàng xuất nhập khẩu nào cũng mường tượng ra được quy trình đó làm như thế nào. Sau khi đọc bài viết của Vietship các bạn hoàn toàn tự tin nếu được giao nhiệm vụ chứng từ cho một lô hàng xuất. Và Vietship quyết định chia chủ đề này thành 2 bài viết. Trong bài viết này Vietship sẽ nói về quy trình làm lô hàng xuất khẩu container (FCL) và xuất khẩu hàng lẻ (LCL) bằng đường biển (Sea). Bài viết sau mình sẽ nói về hàng nhập và cũng bổ sung thêm vận chuyển bằng đường hàng không (Air) . Mình viết bài trên website bằng tất cả sự đam mê và muốn chia sẻ kiến thức đến những anh em đang và muốn theo nghề Logistics, ngoại thương. Nếu bài viết này bổ ích hãy cho Vietship một cái like nhé.
Các bước làm một lô hàng xuất khẩu :
Đây là khâu rất quan trọng, nó quan trọng nhất trong tất cả các bước làm xuất nhập khẩu. Vì nó quyết định đến lợi nhuận của công ty, thậm chí trong trường hợp khủng hoảng kinh tế như những năm 2008, người đi nhận hợp đồng và đàm phán hợp đồng quyết định đến “mạng sống” của một công ty. Vì trong giai đoạn này, hầu như công ty nào cũng làm ăn thua lỗ và giá hàng giảm về mức kỷ lục. Nếu bạn đàm phán lần đầu tiên với khách hàng thì công việc đàm phán hợp đồng là bước tạo uy tín và cơ sở đế khách hàng có làm việc với mình trong những lô hàng tiếp theo hay không.
Mình sẽ lấy một hợp đồng ngoại thương mẫu để nói về nội dung hợp đồng ngoại thương. Tuy nhiên mỗi công ty có một cách làm khác nhau. ( Mẫu hợp đồng ngoại thương bạn có thể donwload cuối bài viết này). Nội dung hợp đồng ngoại thương gồm:
– Các bên tham gia hợp đồng ( Bên A: người bán, bên B: người mua), người đại diện, địa chỉ và thông tin liên lạc.
– Điều khoản 1: Định nghĩa các từ ngữ dùng trong hợp đồng.
– Điều khoản 2: Phạm vi hợp đồng. Trong mục này ghi rõ trách nhiệm của bên bán và trách nhiệm của bên mua.
– Điều khoản 3: Giá trị hợp đồng. Ghi rõ lô hàng xuất theo điều kiện nào theo như các điều kiện incoterms, FOB hay CIF.
– Điều khoản 4: Điều kiện giao hàng, cảng load hàng, cảng chuyển tải, cảng dỡ hàng,….
– Điều khoản 5: Phương thức thanh toán.
– Điều khoản 6: Thuê tàu container hay tàu hàng lẻ.
– Điều khoản 7: Mua bảo hiểm
– Điều khoản 8: Kiểm tra hàng
– Điều khoản 9: Thời gian bảo hành, điều kiện bảo hành hàng hóa.
– Điều khoản 10: Bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Ngân hàng bảo lãnh hợp đồng và điều kiện bồi thường hợp đồng nếu làm không đúng.
– Điều khoản 11: Chấm dứt hợp đồng. Chấm dứt hợp đồng không có nghĩa là một trong 2 bên vi phạm hợp đồng. Hợp đồng chấm dứt có thể đã hoàn thành công việc.
– Điều khoản 12: Trách nhiệm pháp lý các bên, phạt giao hàng chậm…
– Điều khoản 13: Trường hợp bất khả kháng mà 2 bên không thể thực hiện hợp đồng.
– Điều khoản 14: Sửa đổi hợp đồng. Bất kỳ hợp đồng nào sửa chữa hay bổ sung đều do người đại diện có pháp lý ký kết.
– Điều khoản 15: Trọng tài kinh tế. Trong phần này 2 bên thỏa thuận chọn trọng tài xử lý tranh chấp, địa điểm phân xử….
– Điều khoản 16: luật điều chỉnh hợp đồng. Luật này do nhà nước CHXHCN Việt Nam ban hành.
– Điều khoản 17: Thỏa thuận các điều kiện chuyển nhượng hợp đồng hay không chuyển nhượng hợp đồng.
– Điều khoản 18: Quy định ngôn ngữ dùng trong hợp đồng, thường là tiếng Anh hoặc song ngữ. Và hệ thống thang đo ( ví dụ m hay inche, Kgs hay Pound,..).
– Điều khoản 19: Toàn bộ hợp đồng, phần này giống như điều khoản chung của 2 bên.
Nếu công ty của bạn chưa có giấy phép xuất khẩu thì phải xin giấy phép xuất khẩu và xin một lần sử dụng cho nhiều lần.
Nếu bạn đang bán CIF thì bạn phải liên hệ hãng tàu hoặc FWD tìm giá tốt cho việc chuyên chở lô hàng của bạn. Trên thị trường có một số hãng tàu (ít) hoặc FWD (hầu như) trích tiền huê hồng cho người đặt booking. Nếu bạn đang bán FOB thì bạn không phải liên hệ tàu đặt booking mà consignee là người đặt booking.
Quy trình lấy container rỗng tại cảng: Xuất CIF sau khi có booking thì bạn phải ra cảng đổi lấy booking confirmation tại thương vụ cảng ( Vietship thấy dân giao nhận cái gì cũng gọi là đổi lệnh cả, ngay cả D/O cũng gọi đổi lệnh luôn). Việc lấy booking confirmation (đổi lệnh) nhắm xác nhận với hãng tàu bạn đã đồng ý lấy container và seal. Bước này chú ý rằng bạn phải nói với nhà xe (trucking) lấy container sạch tốt không phải sửa chữa. Nếu lấy container hư mà vẫn ký vào phiếu e thì sau này bạn phải tốn phí sửa chữa đó nhé. Xuất FOB thì bạn sẽ nhận được transport confirmation và đem đi đổi lấy booking, các bước sau làm tương tự như CIF.
Sau khi nhận được sự đồng ý của khách hàng (nước ngoài) về hóa đơn chiếu lệ. Công ty ra kế hoạch sản xuất hàng hóa đảm bảo số lượng và chất lượng như trong hợp đồng.
Sơ đồ kỹ thuật kiểm tra hàng xuất/Sơ đồ kỹ thuật kiểm tra hàng xuất
Khi đã có booking. Nhân viên xuất nhập khẩu lên kế hoạch lấy container đóng hàng và kiểm tra hàng lần 2 trước khi niêm seal ( chì)
Đóng hàng lên container xuất khẩu /Đóng hàng lên container xuất khẩu
Các bạn chú ý trong bước này kiểm tra kỹ container có lủng, hư ván sàn không nhé. Vì nó ảnh hưởng đến an toàn hàng hóa. Ngoài ra, nếu sau này consignee nhận hàng xong trả cont hư hãng tàu sẽ không nhận lại cont hoặc bắt bồi thường chi phí sửa container.
+ Đóng hàng tại kho:
Đây là bước mà người làm XNK phải kết hợp với đội ngũ kỹ thuật, công nhân tại nhà máy để đóng hàng. Đặc biệt chú trọng tới pallet chọn đúng chủng loại, đúng kích thước, đóng bao nhiêu lớp carton theo quy định của người nhập hàng. Ghi ký hiệu, in ấn trên từng package như thế nào,… Thường thì hàng FCL không yêu cầu để shipping mark. Nhưng đa số hàng LCL phải ghi shipping mark. Trong bài viết trước về so sVietship FCL và LCL Vietship cũng đã nhắc đến vấn đề này.
Trong bước này bạn chú ý phải ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng theo khách hàng yêu cầu vì nó có liên quan đến hợp đồng ngoại thương. Các thông tin thường có là: Tên hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển ( hàng dễ vỡ,…).
+ Đóng hàng tại cảng:
Quá trình này cũng không khác nhiều so với việc đóng hàng tại kho. Tuy nhiên đóng hàng tại cảng phức tạp hơn nhiều, giấy tờ thủ tục cũng nhiều hơn. Bạn phải có nhân viên của mình kiểm tra và giám định việc đóng hàng. Nếu bạn vào Cát Lái sẽ thấy công nhân đóng hàng tại cảng thường là hàng nông nghiệp như lúa, sắn,… Và thực tế là bạn không thể đem công nhân của mình vào cảng đóng hàng được mà phải thuê công nhân của cảng ? .
Bạn có thể liên hệ một số công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng của mình, thường thì mức mua bảo hiểm tùy thuộc vào giá trị hàng hóa của bạn. Với hàng hóa thông thường mức mua là 2% tổng giá trị hàng hóa. Xuất hàng FOB hay CNF thì không cần mua bảo hiểm nhé.
Nếu bạn đóng hàng tại kho thì sau khi giao hàng xong mới làm thủ tục hải quan, đóng hàng tại cảng thì đăng ký làm thủ tục hải quan trước khi container được hạ.
– Mở tờ khai hải quan: khi làm bước này bạn phải chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ như: giấy giới thiệu nhân viên giao nhận, giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp gồm 2 bản ( sau này hải quan giữ 1 bản và bạn giữ 1 bản), tờ khai hải quan 2 bản theo mẫu, hợp đồng ngoại thương ( bản sao), invoice hóa đơn thương mại và phiếu đóng hàng packing list. Hiện tại đa phần là làm hải quan điện tử.
Tờ khai hải quan điện tử/Tờ khai hải quan điện tử
– Đăng ký tờ khai: Đăng ký viên căn cứ vào thông tin trên bước mở tờ khai để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký để lô hàng được thông quan. Nếu lô hàng không có vấn đề gì sẽ được vào luồng xanh. Lô hàng của bạn thuộc diện kiểm tra có thể vào lưồng vàng hoặc đỏ.
– Đóng phí: Gồm phí làm thủ tục hải quan
– Lấy tờ khai: Hải quan sẽ ghi số container và số seal và mặt sau của tời khai ( phần dành cho hải quan).
– Thanh lý tờ khai: Người làm thủ tục hải quan phải trình tờ khai đã được hoàn tất để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa, và hạ có đúng không. Xong bước này container sẽ được nhập vào hệ thống của cảng.
– Vào sổ tàu: Nếu container đã được hạ thì sẽ được vào sổ tàu. Và nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container. Cần chú ý container phải được hạ trước giờ cắt máng closing time nhé.
– Thực xuất tờ khai hải quan: Sau khi đã giao hàng cho khách hàng thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng ( quy định này bắt đầu áp dụng từ 2006) các giấy tờ gồm: Tờ khai hải quan ( 1 bản chính, 1 bản sao), commercial invoice ( 1 bản chính), vận đơn đường biển (bill tàu). Chúng ta thấy bước này hải quan quản lý số lượng và giá trị hàng hóa nhằm phục vụ cho việc đóng thuế.
Sau khi kết thúc việc thông quan cho lô hàng (hàng đã được thanh lý). Công việc tiếp theo của bạn là phải cung cấp chi tiết bill để hãng tàu làm vận đơn. Tất nhiên bước này được làm trước giờ cắt máng closing time và trước bước thực xuất. Vận chuyển container lên tàu là việc của hãng tàu ( vì họ đã thu bạn phí THC). Bước này kết thúc bằng việc bạn phải nhận được vận đơn đường biển có thể là bill gốc ( 3 bản ) hoặc surrendered bill.
Người làm XNK phải hoàn thành bộ chứng từ thanh toán gồm: Hóa đơn thương mai ( commercrial invoice), phiếu đóng gói packing list, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O và giấy chứng nhận khử trùng, nếu bạn dùng thanh toán bằng L/C thì bạn phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.
Bài viết này cơ bản Vietship đã trình bày tổng quát nhất về làm một lô hàng xuất khẩu. Tuy nhiên khi làm thực tế còn những vô vàn khó khăn khác (mình không thể viết lên đây, nhưng bạn nên hiểu Việt Nam là vậy , nhưng làm quen thì lại rất dễ, quen ở đây là quen mặt nhé bạn ) nhất là bước thông quan một lô hàng nếu như bạn làm lần đầu. Nhiều công ty xuất hàng liên tục họ có bộ phận hải quan, họ không cần thuê công ty trung gian làm hải quan. Tuy nhiên những lô hàng nhỏ, ít xuất thường xuyên thì bạn nên nhờ đơn vị trung gian sẽ kinh tế và nhanh hơn. Việc xuất khẩu một lô hàng lẻ cũng tương tự làm container. Bài viết sau mình sẽ viết về hàng nhập. Chúc bạn luôn thành công trong sự nghiệp và hãy tự tin lên nhé.