Vận đơn đường biển và chứng nhận thực xuất

1/ Qui định về xác nhận thực xuất:

–Theo qui định tại điểm V, Mục 1 Thông tư 112/2005/TT-BTC ngày 15/12/2005, đối với hàng hóa xuất khẩu qua cửa khẩu đường biển, đường hàng không, đường sắt, cơ quan Hải quan nơi làm thủ tục xuất căn cứ vận tải đơn và hóa đơn thương mại do chủ hàng xuất trình để xác nhận thực xuất trên tờ khai hải quan.Ngoài ra, về “chứng từ tương đương vận tải đơn” để làm căn cứ xác nhận thực xuất, công văn số 1578/TCHQ-GSQL ngày 14/4/2006 hướng dẫn về xác nhận thực xuất có nêu các chứng từ sau: Biên lai nhận hàng của đại lý giao nhận hoặc hãng tàu (Forwarder cargo receipt hoặc Forwarder’s certificate of receipt) hoặc cargo receipt hoặc House Airway Bill hoặc Surrendered B/L).
– Hướng dẫn về việc đối chiếu B/L để xác nhận thực xuất hiện nay căn cứ vào hướng dẫn của công văn 1578/TCHQ-GSQL nêu trên:
+ “ Đối với hàng xuất qua cửa khẩu đường biển, …là ngày xếp hàng lên tàu ghi trên B/L và chứng từ tương đương B/L”; “ …có thể sử dụng bản sao có đóng dấu xác nhận của giám đốc doanh nghiệp để làm căn cứ xác nhận thực xuất. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ bản sao”; “Về nguyên tắc, chứng từ không phù hợp thì không xác nhận thực xuất. …căn cứ giải trình của người xuất khẩu và các chứng từ chứng minh, thực tế hàng xuất khẩu, nếu xác định việc không phù hợp đó là có lý do chính đáng, khách quan thì xác nhận thực xuất theo giải trình của người xuất khẩu”; “Việc xuất khẩu hàng của doanh nghiệp Việt Nam cho đối tác thứ 3 theo chỉ định của người đặt gia công/ người mua ở nước ngoài… căn cứ giải trình của doanh nghiệp và các chứng từ chứng minh thực tế hàng xuất khẩu đã được giao tại cảng Việt Nam để xem xét, nếu hợp lý thì xác nhận thực xuất theo giải trình của người xuất khẩu”.
+ Các Qui định và hướng dẫn trên cho thấy: công chức hải quan phải xem xét “sự phù hợp của B/L” và “các chứng từ chứng minh, giải trình của người xuất khẩu” để xác nhận thực xuất. Vậy, cần phải “xem xét” những nội dung gì của B/L để biết có sự “phù hợp” giữa các chứng từ của bộ hồ sơ xuất khẩu.

2/ Xác nhận thực xuất:

– Cần phải hiểu rõ khái niệm “thực xuất”: theo nội dung hướng dẫn “căn cứ vào B/L và Commercial Invoice để xác nhận thực xuất” và chức năng của B/L “làbằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận lên tầu số hàng hoá với số lượng, chủng loại, tình trạng như ghi rõ trong vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng” ta thấy,việc “xác nhận thực xuất” là: xác nhận “tình trạng” một lô hàng xuất khẩu (được coi là đã thực xuất khẩu khi) đã được giao cho người giao nhận/ đại lý hãng tàu để xếp lên phương tiện vận tải hoặc đã được xếp lên phương tiện vận tải.
– Tuy nhiên, B/L là chứng từ vận tải được thể hiện bằng tiếng Anh, được phát hành dưới nhiều hình thức khác nhau, do vậy công chức làm nhiệm vụ xác nhận thực xuất thì khi tiếp nhận B/L cần phải xác định được ngay nội dung cần phải kiểm tra để nhận biết chứng từ do doanh nghiệp xuất trình có đúng và đủ tiêu chuẩn để được tiếp nhận làm cơ sở xác nhận thực xuất. Đó là xác định những dấu hiệu để khẳng định B/L thỏa mãn tiêu chí là “bằng chứng người vận chuyển đã nhận hàng để vận chuyển…” trước khi tiếp tục xem xét các chi tiết khác.
– Công chức thực xuất sẽ phải kiểm tra trên B/L các dấu hiệu cho thấy hàng hóa đã được người vận chuyển nhận/hoặc xếp lên tàu. Theo tập quán thương mại thì khi hàng đã được xếp lên phương tiện vận tải hoặc giao cho người vận chuyển để xếp lên phương tiện vận tải thì người vận tải sẽ phát hành B/L cho lô hàng đó. Về hình thức, các dấu hiệu thể hiện trên B/L để xác định hàng hóa đã được giao/ nhận như thế nào cho người vận chuyển gồm các cụm từ “shipped on board”, “Loaded on M/V” “Laden on board”, “clean on board” (đương nhiên được hiểu là hàng đã xếp lên tàu)… hoặc các cụm từ có nghĩa tương tự… “Surrendered” (có nghĩa lô hàng đã được nhận để vận chuyển). Hoặc, các B/L có cụm từ “Received for shipment ”. Đây là B/L được phát hành khi người vận tải/ đại lý giao nhận mới nhận chứ chưa xếp lên tàu. (Hải quan đã chấp thuận chứng từ tương đương B/L là Forwarder’s certificate of receipt, mặc dù đây không phải là chứng từ vận tải).
– Có ý kiến cho rằng các bản sao “copy” vận đơn có chữ “Non Negotiable” hoặc “Speciment” không đủ tính chất pháp lý để xác nhận thực xuất. Thực ra, những bản B/L (với các chữ trên) chỉ không đủ tính chất pháp lý là chứng từ thanh toán đối với ngân hàng, nhưng vẫn được coi là “bằng chứng người vận chuyển đã nhận hàng để vận chuyển…”. Điều quan trọng là chúng được người vận tải hoặc đại diện hợp pháp của họ phát hành cho người gửi hàng để xác định việc hàng xuất khẩu đã được nhận và sẽ được gửi cho người nhận.

Lưu ý: các vận đơn thứ cấp HBL đường biển không thuộc đối tượng được xem xét để xác nhận thực xuất. Về tính pháp lý của vận đơn thứ cấp (House B/L) đường biển, ngày 13/7/2007 TCHQ có công văn số 3986/TCHQ-GSQL hướng dẫn như sau: “Về ký phát hành vận đơn đường biển, tại Điều 86 Bộ Luật hàng hải Việt Nam ngày 14/6/2005 qui định “Theo yêu cầu của người giao hàng, người vận chuyển có nghĩa vụ ký phát cho người giao hàng một bộ vận đơn. Như vậy người vận chuyển có nghĩa vụ ký phát vận đơn cho người giao hàng. Ngoài ra những đối tượng khác (Đại lý tàu biển, Đại lý vận chuyển hàng hóa bằng đường biển…) được ký phát vận đơn hoặc chứng từ vận chuyển tương đương khác theo sự ủy thác của người vận chuyển (Điều 158 Bộ Luật Hàng hải). Tuy nhiên cho đến thời điểm này (2007) chưa có văn bản nào dưới Bộ Luật Hàng hải hướng dẫn chi tiết, cụ thể việc phát hành HBL và cũng chưa có qui định về “cơ quan Việt Nam nào cho phép pháp nhân có ngành nghề kinh doanh như thế nào thì được ký phát HBL”.

3/ Những vấn đề cần chú ý:

Theo qui định, bộ hồ sơ khi xác nhận thực xuất gồm: tờ khai xuất khẩu, B/L và Commercial Invoice.
a) Những nội dung cần đối chiếu để xác nhận thực xuất: Căn cứ thông tin khai báo trên tờ khai hải quan xuất khẩu: phải xác nhận “Ngày xếp hàng lên tàu”để ghi vào tờ khai hải quan. Để đảm bảo lô hàng xuất khẩu đúng khai báo, phải kiểm tra đối chiếu các thông tin trên B/L và Invoice xem có khớp, cụ thể:
– Đối chiếu với B/L: xác định ngày xếp hàng lên tàu để ghi vào tờ khai hải quan. Ngoài ra để kiểm tra tính hợp lệ, đồng bộ cần phải đối chiếu: tên và địa chỉ của người xuất khẩu, nhập khẩu; cửa khẩu xuất hàng; cảng dỡ/giao hàng; tên hàng, số, trọng lượng, số kiện… Chú ý: ngày phát hành B/L phải sau ngày kiểm tra thực tế hàng hóa. Việc đối chiếu các chi tiết trên cũng là cơ sở để xác định lô hàng thuộc hợp đồng gia công trong trường hợp bên nhận gia công Việt Nam không phải là “shipper “trên B/L.
– Đối chiếu với invoice: số hợp đồng, phương thức thanh toán, trị giá lô hàng, …