Khi khai sai Manifest, cần phải xử lý như thế nào?

1. Manifest là gì và tại sao quan trọng?

Manifest (Bản lược khai hàng hóa) là bản kê chi tiết thông tin hàng hóa được vận chuyển trên tàu hoặc máy bay, được hãng vận chuyển hoặc đại lý nộp cho cơ quan hải quan trước khi hàng đến. Manifest đóng vai trò:

• Giúp hải quan kiểm soát thông tin hàng hóa trước khi thông quan.

• Là căn cứ đối chiếu với tờ khai hải quan.

• Hỗ trợ xử lý nghiệp vụ logistics nhanh chóng và minh bạch.

Việc khai đúng manifest là bắt buộc. Nếu khai sai, doanh nghiệp hoặc hãng vận chuyển có thể gặp rủi ro như chậm thông quan, phát sinh phí lưu bãi hoặc bị xử phạt hành chính.

2. Những lỗi khai manifest thường gặp

Một số lỗi phổ biến trong khai manifest bao gồm:

• Sai số vận đơn (Bill of Lading).

• Sai tên hàng hoặc mô tả hàng hóa.

• Sai số lượng, trọng lượng, thể tích.

• Sai thông tin người gửi (Shipper) hoặc người nhận (Consignee).

• Sai cảng xếp/dỡ hoặc ngày dự kiến hàng đến.

• Sai số container hoặc số seal.

Những lỗi này thường phát sinh do nhập liệu thủ công, sai thông tin từ chứng từ gốc hoặc nhầm lẫn khi chuyển đổi dữ liệu.

3. Hậu quả của việc khai sai manifest

• Trì hoãn thông quan: Hải quan sẽ yêu cầu sửa manifest trước khi cho phép khai báo hải quan.

• Phát sinh phí lưu kho, lưu bãi do hàng bị giữ tại cảng.

• Nguy cơ bị xử phạt theo quy định pháp luật.

• Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp với khách hàng và đối tác logistics.

4. Quy trình xử lý khi khai sai manifest

Khi phát hiện sai sót, cần xử lý theo các bước sau:

Bước 1: Xác định lỗi

• Đối chiếu thông tin manifest với vận đơn, invoice, packing list và booking ban đầu.

• Xác định lỗi thuộc về hãng vận chuyển hay khách hàng cung cấp sai thông tin.

Bước 2: Liên hệ hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển

• Gửi yêu cầu chỉnh sửa manifest kèm thông tin chính xác.

• Chuẩn bị công văn đề nghị sửa manifest (theo mẫu của hãng tàu/cảng vụ).

Bước 3: Nộp hồ sơ sửa đổi cho hải quan

Hồ sơ thường gồm:

• Công văn đề nghị sửa manifest.

• Bản manifest cũ và bản dự kiến sửa.

• Các chứng từ liên quan (B/L, invoice, packing list…).

Bước 4: Thanh toán phí chỉnh sửa

• Hầu hết hãng tàu sẽ thu phí sửa manifest (Manifest Amendment Fee).

• Mức phí tùy hãng, thường từ 40–80 USD/lần.

Bước 5: Xác nhận hoàn tất

• Nhận bản manifest đã được sửa.

• Tiến hành khai hải quan bình thường để thông quan hàng hóa.

5. Lưu ý để tránh khai sai manifest

• Kiểm tra kỹ thông tin chứng từ trước khi gửi cho hãng tàu.

• Sử dụng phần mềm quản lý logistics để hạn chế nhập liệu thủ công.

• Đào tạo nhân viên về quy định và thời hạn khai manifest.

• Giữ liên hệ chặt chẽ với hãng tàu/forwarder để xử lý nhanh nếu phát sinh lỗi.

6. Kết luận

Khai sai manifest là tình huống khá phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhưng nếu nắm rõ quy trình và phối hợp tốt với hãng tàu, doanh nghiệp vẫn có thể xử lý nhanh chóng, hạn chế tối đa chi phí phát sinh.
Đầu tư vào quy trình kiểm soát chứng từ và áp dụng công nghệ quản lý logistics sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả vận hành.

Xem thêm:

COSCO Shipping Launches Green Bunkering Services in China 

Dịch vụ gửi hàng đi Bỉ tại Hà Nội