Nộp Chậm Tờ Khai Hải Quan: Doanh Nghiệp Cần Làm Gì?

Trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu, việc nộp tờ khai hải quan đúng thời hạn là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khác nhau như lỗi hệ thống, sơ suất trong xử lý hồ sơ, hay thay đổi lịch trình hàng hóa, doanh nghiệp có thể rơi vào tình huống nộp chậm tờ khai hải quan. Vậy khi gặp phải tình trạng này, doanh nghiệp cần xử lý ra sao để tránh bị phạt hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng?

1. Nộp chậm tờ khai hải quan là gì?

Theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải thực hiện mở tờ khai hải quan trước hoặc trong thời hạn nhất định kể từ khi hàng về cảng hoặc chuẩn bị xuất đi.

Nếu doanh nghiệp khai báo sau thời điểm quy định, hành vi này bị xem là nộp chậm tờ khai hải quan, và có thể bị xử phạt hành chính.

2. Các trường hợp phổ biến dẫn đến nộp chậm

• Không kịp lấy chứng từ vận tải để khai hải quan

• Trục trặc kỹ thuật khi khai báo điện tử

• Thiếu chứng từ gốc từ người bán (Invoice, Packing List)

• Sự cố nội bộ (nghỉ lễ, thiếu nhân sự…)

• Thiếu sót do nhầm lẫn thời gian hàng cập cảng

3. Mức xử phạt khi nộp chậm tờ khai

Tùy theo mức độ và số ngày chậm, mức xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP như sau:

Ngoài ra, nếu hành vi nộp chậm gây ảnh hưởng đến việc kiểm tra hàng hóa, nộp thuế, hoặc dẫn đến vi phạm khác, có thể bị xử lý bổ sung như tạm giữ hàng, yêu cầu tái xuất,…

4. Doanh nghiệp cần làm gì khi nộp chậm?

Nếu phát hiện mình đã nộp tờ khai trễ hạn, doanh nghiệp nên:

a) Chủ động nộp phạt và làm thủ tục bổ sung

Liên hệ ngay với Chi cục Hải quan quản lý để thông báo về sự việc. Sau đó, thực hiện nộp phạt hành chính theo yêu cầu và tiếp tục làm các thủ tục còn lại.

b) Làm văn bản giải trình lý do

Trình bày rõ nguyên nhân khách quan (nếu có) như lỗi hệ thống, chậm chứng từ từ nước ngoài… để được xem xét giảm nhẹ mức phạt.

c) Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Bao gồm: tờ khai hải quan, biên bản vi phạm (nếu có), văn bản giải trình, chứng từ liên quan đến lô hàng.

d) Rút kinh nghiệm quy trình nội bộ

Rà soát lại quy trình khai báo, kiểm tra thời hạn tờ khai, phân công rõ trách nhiệm để tránh vi phạm tái diễn.

5. Làm sao để tránh nộp chậm tờ khai trong tương lai?

• Theo dõi sát thời gian hàng về cảng hoặc lịch tàu/flight xuất hàng

• Kiểm tra tình trạng sẵn sàng của chứng từ từ phía đối tác

• Lên tờ khai nháp trước khi hàng về để tiết kiệm thời gian xử lý

• Sử dụng dịch vụ hải quan chuyên nghiệp nếu doanh nghiệp không có bộ phận XNK riêng

• Tự động hóa quy trình khai báo hải quan qua phần mềm

Kết luận

Nộp chậm tờ khai hải quan là một rủi ro thường gặp nhưng hoàn toàn có thể phòng tránh nếu doanh nghiệp chủ động và kiểm soát tốt quy trình logistics. Trong trường hợp đã vi phạm, hãy xử lý kịp thời, hợp tác chặt chẽ với cơ quan hải quan và rút kinh nghiệm để tối ưu hóa hoạt động xuất nhập khẩu trong tương lai.

Xem thêm:

Container Spill Incident: Two Evergreen Ships Face Accidents at Sea 

Dịch vụ gửi hàng đi Ý giá rẻ