CÁC CHỨNG TỪ TRONG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU

Việt Nam đã trở thành một trong những thành viên thuộc tổ chức thương mại thế giới (WTO) (năm 2006). Điều này chính là bước ngoặt lớn giúp việc giao thương hàng hóa của Việt Nam trở nên dễ dàng hơn. Như đã biết, việc xuất nhập khẩu rất quan trọng đối với các nước phát triển và đang phát triển. Và để xuất – nhập khẩu diễn ra thuận lợi thì nhà xuất khẩu phải xây dựng được bộ chứng từ. Người nhập khẩu phải có khả năng kiểm tra chứng từ.

Tóm lại, là người trong ngành Logistics thì chúng ta phải nắm rõ bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Để dễ dàng trong việc xuất nhập. Vậy bạn cùng Vietship tìm hiểu về các chứng từ có trong kinh doanh xuất nhập khẩu nhé!

Chứng từ là gì?

Chứng từ trong thương mại quốc tế là những văn bản, giấy tờ ghi lại nội dung của 1 số sự kiện giao dịch, 1 nghiệp vụ phát sinh, do nhà sản xuất hoặc người bán hoặc các cơ quan hữu quan lập. Nó chứa đựng những thông tin (về hàng hóa, về vận tải, bảo hiểm…) dùng để chứng minh sự kiện, làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng hoặc khiếu nại bồi thường…

Đặc điểm, tính chất của chứng từ

Đặc điểm:

• Có tên và số hiệu của chứng từ
• Ngày tháng và nơi lập chứng từ
• Tên và địa chỉ của đơn vị phát hành, người nhận
• Địa chỉ, số điện thoại, fax…
• Đối tượng của chứng từ
• Chữ ký của người có thẩm quyền

Tính chất

Chứng từ hợp lệ các văn bản ghi lại nội dung giao dịch phát sinh phải đảm bảo các tính chất sau:

Tính chất pháp lý: Chứng từ là trọng tâm của công tác kế toán, có tính chất pháp lý biểu hiện:

• Là căn cứ pháp chứng minh cho số liệu kế toán.
• Là căn cứ để kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các hành vi vi phạm pháp luật, tham ô, lãng phí…
• Là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các khiếu nại tố cáo.
• Là căn cứ để thực hiện và kiểm tra tình hình nộp thuế.
• Là căn cứ xác định các đơn vị và cá nhân phải chịu trách nhiệm về nghĩa vụ đã phát hành.

Tính pháp luật: tuân thủ theo đúng các quy định của nhà nước, kể cả về hình thức.

Tính trung thực: sự kiện ghi lại phải có thực.

Tính rõ ràng: đầy đủ nội dung, cụ thể, dễ hiểu, không đa nghĩa.

1. Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)

• Là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng trị giá của hàng hoá ; điều kiện cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán; phương thức chuyên chở hàng.
• Hoá đơn thường được lập làm nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau: hoá đơn được xuất trình chẳng những cho ngân hàng để đòi tiền hàng mà còn cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính tiền thuế….

2. Vận đơn đường biển/ Vận đơn đường hàng không

Vận đơn đường biển  (Bill of Lading B/L): Là chứng từ do NCC (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc HH đã được tiếp nhận để vận chuyển.

Vận đơn đường hàng không (Air Way Bill – AWB) :là một loại chứng từ do đơn vị chuyên chở hàng vận hành bằng máy bay phát hành ra với mục đích xác nhận việc đã nhận lô hàng.

3. Phiếu đóng gói (Packing list)

• Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, Container).v.v… Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì. Phiếu đóng gói do NSX/ XK lập ra khi đóng gói hàng hóa
• Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết hoặc là phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán. Cũng có khi, người ta còn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and Weight list).

4. Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality)

• Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hoá, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp tùy theo sự thỏa thuận giữa 2 bên trong HĐ.
• Trong số các giấy chứng nhận phẩm chất, người ta phân biệt giấy chứng nhận phẩm chất thông thường và giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng (Final certificate). Giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng có tác dụng khẳng định kết quả việc kiểm tra phẩm chất ở một địa điểm nào đó do hai bên thoả thuận.

5. Giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng (Certificate of quantity/ weight)

Giấy chứng nhận số lượng (Contificate of quantity)

• Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hoá mua bán là những hàng tính bằng số lượng (cái, chiếc) như: chè gói, thuốc lá đóng bao, rượu chai v.v… Giấy này có thể do công ty giám định cấp.

Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of quantity)

• Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao, thường được dùng trong mua bán những hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng.

6.  Giấy chứng nhận xuất xứ – Certificate of Origin(C/O)

• Giấy chứng nhận xuất xứ C/O là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan có thẩm  quyền  thường là Phòng Thương mại & Công nghiệp Việt nam (VCCI) cấp để xác nhận nơi  sản xuất hoặc  khai  thác  hàng hóa.

7. Chứng từ bảo hiểm

Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thảo thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí bảo hiểm.

8. Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh

• Là những chứng từ do CQ có thẩm quyền của nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận HH đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hai, nấm độc…
• Giấy chứng nhận kiểm dịch SP động vật (Animal product sanitary inspection certification) do CQ kiểm dịch động vật cấp cho các HH là động vật (súc vật, cầm thú…) hoặc các SP động vật (trứng, thịt, lông…) hoặc bao bì của chúng, xác nhận đã kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch
• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary certification) do CQ BVTV cấp cho HH là thực vật hoặc có nguồn gốc là thực vật, xác nhận HH đã được đã kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch, nấm độc…
• Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary certification) do CQ có thẩm quyền kiểm tra về phẩm chất HH hoặc về y tế cho chủ hàng, xác nhận HH đã được đã kiểm tra và trong đó không có vi trùng gây bệnh cho người sử dụng

9. Giấy chứng nhận hun trùng (Certificate of Fumigation)

Fumigation Certificate hay còn gọi là giấy chứng nhận hun trùng, là một trong những loại giấy tờ cấp cho các loại hàng hóa trước khi xuất khẩu, do những đơn vị có chức năng khử trùng kiểm dịch chịu trách nhiệm.

10. Các chứng từ khác

Bảng kê chi tiết (Specification)

• Đây là chứng từ giúp tạo điều kiện kiểm tra hàng hóa, ghi chi tiết hàng hóa trong lo hàng. Trong trường hợp lô hàng gồm nhiều loại hàng có tên gọi và chất lượng khác nhau; bảng kê chi tiết có tác dụng bổ sung cho hóa đơn thương mại.
• ……..

Bài viết trên là những chứng từ trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này, hãy đón chờ nhiều bài viết về Logistics, xuất nhập khẩu của Vietship nhé! Để biết thêm thông tin, hãy đến với Vietship qua Hotline để được tư vấn nhé!

Đọc thêm: Khi nào nên hút chân không? Hút chân không miễn phí ở đâu 

Vận chuyển từ Cần Thơ đi Bhutan bằng đường biển giá rẻ và nhanh chóng