Hàng bị roll booking là gì? Nguyên nhân, cách xử lý và kinh nghiệm hạn chế

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt là vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, tình trạng “roll booking” không còn xa lạ với shipper, consignee và freight forwarder. Hàng bị roll booking có thể khiến lịch giao hàng thay đổi, phát sinh thêm chi phí và ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Vậy hàng bị roll booking là gì? Vì sao booking bị roll? Khi hàng bị roll cần xử lý như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này và chủ động hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Hàng bị roll booking là gì?

“Roll booking” hay “booking bị roll” là tình trạng hãng tàu không xếp container/hàng hóa lên chuyến tàu đã được xác nhận theo booking ban đầu mà chuyển sang một chuyến tàu khác sau đó.

Nói đơn giản, doanh nghiệp đã đặt chỗ cho một chuyến tàu cụ thể, hàng đã được chuẩn bị hoặc container đã được hạ cảng, nhưng vì một lý do nào đó hàng không được xếp lên đúng chuyến tàu đã booking.

Ví dụ:

Doanh nghiệp có booking:

• POL: Shanghai
• POD: Cat Lai
• ETD dự kiến: 20/08
• Vessel: ABC
• Voyage: 123W

Container đã hoàn tất đóng hàng và hạ cảng đúng thời hạn. Tuy nhiên, hãng tàu thông báo container không được load lên chuyến 123W và được chuyển sang chuyến tiếp theo có ETD 27/08.

Trường hợp này được gọi là “roll booking”.

Hàng bị roll booking có phải là bị mất hàng không?

Không.

Roll booking không đồng nghĩa với việc hàng bị mất hoặc container bị thất lạc. Về bản chất, hàng hóa vẫn nằm trong hệ thống vận chuyển của hãng tàu hoặc tại cảng, nhưng không được xếp lên chuyến tàu ban đầu và phải chờ chuyến tiếp theo.

Tuy nhiên, việc bị roll có thể khiến thời gian vận chuyển kéo dài và làm phát sinh các vấn đề liên quan đến kế hoạch giao hàng, tồn kho và chi phí logistics.

Vì sao booking bị roll?

Có nhiều nguyên nhân khiến một booking bị roll. Một số nguyên nhân phổ biến gồm:

1. Tàu bị thiếu tải hoặc thay đổi kế hoạch khai thác

Hãng tàu có thể điều chỉnh kế hoạch xếp hàng do tình trạng khai thác thực tế của tuyến.

Trong một số trường hợp, hãng tàu phải ưu tiên một số loại container, tuyến hoặc booking nhất định, dẫn đến một số container bị chuyển sang chuyến sau.

2. Tàu bị overbooking

Overbooking xảy ra khi lượng booking thực tế lớn hơn khả năng xếp hàng của tàu.

Khi không đủ slot, hãng tàu có thể phải lựa chọn một số booking để chuyển sang chuyến tiếp theo.

Đây là một trong những nguyên nhân thường gặp khiến shipper gặp tình trạng roll booking.

3. Container hạ cảng muộn

Mỗi booking đều có thời hạn cut-off nhất định.

Nếu container hạ cảng sau thời gian cut-off hoặc không hoàn thành các yêu cầu liên quan trước thời hạn, container có thể không được xếp lên chuyến tàu dự kiến.

Do đó, shipper cần đặc biệt lưu ý các mốc:

• SI Cut-off.
• VGM Cut-off.
• CY Cut-off.
• Customs Cut-off.

Tùy từng hãng tàu và tuyến vận chuyển, thời hạn cụ thể có thể khác nhau.

4. Tàu thay đổi lịch hoặc bị delay

Lịch tàu có thể thay đổi do:

• Thời tiết xấu.
• Tắc nghẽn cảng.
• Sự cố kỹ thuật.
• Tình trạng khai thác tại cảng.
• Thay đổi lịch trình của hãng tàu.
• Tình trạng ùn tắc trên tuyến.

Khi lịch tàu thay đổi, booking cũng có thể được chuyển sang chuyến khác.

5. Vấn đề tại cảng

Tình trạng ùn tắc cảng, thiếu cầu bến hoặc hạn chế năng lực khai thác cũng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch xếp container.

Trong trường hợp này, hãng tàu có thể điều chỉnh lịch hoặc chuyển container sang chuyến tiếp theo.

6. Container hoặc chứng từ chưa đạt yêu cầu

Một số trường hợp container đã vào cảng nhưng vẫn không được load do phát sinh vấn đề liên quan đến:

• VGM chưa cập nhật.
• SI chưa hoàn tất.
• Thông tin manifest chưa đầy đủ.
• Chứng từ có sai lệch.
• Tờ khai hải quan chưa hoàn tất.
• Container không đáp ứng yêu cầu khai thác.

Khi chưa đáp ứng đủ điều kiện, hàng có thể bị bỏ lại và chuyển sang chuyến sau.

Hàng bị roll booking ảnh hưởng như thế nào?

Việc booking bị roll có thể gây ra nhiều ảnh hưởng đối với doanh nghiệp.

Chậm thời gian giao hàng

Đây là ảnh hưởng dễ nhận thấy nhất. Nếu booking bị chuyển sang chuyến sau 7 ngày, thời gian vận chuyển thực tế cũng có thể kéo dài thêm tương ứng.

Điều này đặc biệt nghiêm trọng với hàng cần giao đúng lịch, hàng phục vụ sản xuất hoặc hàng có thời hạn giao hàng cụ thể.

Phát sinh chi phí

Tùy tình huống, doanh nghiệp có thể phải chịu thêm:

• Phí lưu container.
• Phí lưu bãi.
• Phí nâng hạ.
• Phí sửa booking.
• Phí vận chuyển nội địa phát sinh.
• Chi phí lưu kho.
• Chi phí phát sinh do chậm giao hàng.

Không phải mọi trường hợp roll booking đều phát sinh toàn bộ các khoản phí trên. Doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách của hãng tàu, cảng và đơn vị vận chuyển.

Ảnh hưởng kế hoạch sản xuất

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu nguyên vật liệu, việc hàng về chậm có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất.

Nếu nguyên liệu không về đúng thời gian, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh lịch sản xuất hoặc tìm phương án cung ứng thay thế.

Ảnh hưởng kế hoạch giao hàng

Với hàng xuất khẩu, việc roll booking có thể khiến doanh nghiệp giao hàng cho khách chậm hơn dự kiến và ảnh hưởng đến cam kết giao hàng.

Phân biệt roll booking với vessel delay

Hai khái niệm này thường bị nhầm lẫn.

Vessel delay là tình trạng tàu bị chậm so với lịch trình dự kiến.

Ví dụ: tàu dự kiến ETD ngày 20/08 nhưng thực tế khởi hành ngày 23/08.

Trong khi đó, roll booking là container không được xếp lên chuyến tàu đã booking và được chuyển sang chuyến khác.

Ví dụ: booking ban đầu trên tàu ETD 20/08 nhưng container được chuyển sang tàu ETD 27/08.

Một chuyến tàu có thể bị delay nhưng container vẫn được load. Khi đó, đây chưa chắc là roll booking.

Phân biệt roll booking với rolled container

Trong thực tế logistics, “roll booking” và “rolled container” đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau.

Tuy nhiên, có thể hiểu đơn giản:

• Roll booking: booking không được thực hiện trên chuyến tàu ban đầu và được chuyển sang chuyến khác.
• Rolled container: container thực tế đã bị bỏ lại, không được load lên chuyến tàu theo booking ban đầu.

Tùy cách sử dụng của từng hãng tàu hoặc forwarder, thuật ngữ có thể được dùng khác nhau.

Khi hàng bị roll booking cần làm gì?

Khi nhận được thông báo booking bị roll, doanh nghiệp nên nhanh chóng kiểm tra các thông tin sau:

Bước 1: Xác nhận nguyên nhân

Liên hệ hãng tàu hoặc forwarder để xác định lý do hàng bị roll.

Không nên chỉ căn cứ vào thông báo “rolled” mà bỏ qua nguyên nhân cụ thể.

Bước 2: Kiểm tra chuyến tàu mới

Cần xác nhận:

• Vessel mới.
• Voyage mới.
• ETD mới.
• ETA dự kiến.
• POL.
• POD.
• Transshipment nếu có.

Bước 3: Kiểm tra tình trạng container

Xác nhận container hiện đang:

• Ở kho.
• Đang trên đường vào cảng.
• Đã hạ cảng.
• Đang nằm tại cảng.
• Đã được chuyển sang booking mới.

Việc này giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các chi phí và thủ tục liên quan.

Bước 4: Kiểm tra cut-off mới

Nếu booking được chuyển sang chuyến mới, cần xác nhận lại các mốc cut-off, đặc biệt là SI, VGM và CY cut-off.

Bước 5: Kiểm tra chi phí phát sinh

Doanh nghiệp cần hỏi rõ bên vận chuyển về các khoản phí có thể phát sinh do việc roll booking.

Nếu nguyên nhân xuất phát từ hãng tàu, cần xác nhận chính sách xử lý phí của hãng tàu và các bên liên quan.

Làm thế nào để hạn chế tình trạng roll booking?

Không thể loại bỏ hoàn toàn nguy cơ booking bị roll, nhưng doanh nghiệp có thể giảm rủi ro bằng cách:

Đặt booking sớm

Đối với các tuyến thường xuyên full tải, nên chủ động đặt booking sớm thay vì chờ sát ngày tàu chạy.

Hạ container đúng cut-off

Container cần được đưa vào cảng đúng thời hạn quy định. Không nên để đến sát giờ cut-off mới xử lý nếu không cần thiết.

Hoàn thiện chứng từ sớm

SI, VGM, thông tin khai báo và các chứng từ liên quan nên được chuẩn bị và kiểm tra trước hạn.

Theo dõi lịch tàu thường xuyên

Lịch tàu có thể thay đổi liên tục. Doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra tình trạng booking, đặc biệt với các lô hàng quan trọng.

Làm việc với đơn vị logistics có kinh nghiệm

Một forwarder có kinh nghiệm có thể chủ động theo dõi booking, cập nhật lịch tàu và đưa ra phương án thay thế khi phát sinh sự cố.

Vietship hỗ trợ xử lý booking bị roll

Trong quá trình vận chuyển đường biển, việc booking thay đổi hoặc bị roll có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân ngoài khả năng kiểm soát của shipper.

Vietship hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi booking, cập nhật lịch tàu, kiểm tra tình trạng container và phối hợp với hãng tàu khi phát sinh vấn đề.

Đối với các lô hàng có yêu cầu giao hàng gấp, Vietship có thể tư vấn phương án vận chuyển thay thế hoặc lựa chọn chuyến tàu phù hợp nhằm hạn chế ảnh hưởng đến kế hoạch giao nhận.

Kết luận

Hàng bị roll booking là tình trạng container hoặc booking không được xếp lên chuyến tàu dự kiến và phải chuyển sang chuyến khác. Nguyên nhân có thể đến từ overbooking, thiếu tải, container hạ muộn, thay đổi lịch tàu, ùn tắc cảng hoặc vấn đề về chứng từ.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên đặt booking sớm, tuân thủ cut-off, chuẩn bị chứng từ đầy đủ và thường xuyên theo dõi lịch tàu.

Nếu doanh nghiệp đang gặp tình trạng booking bị roll hoặc cần tìm phương án vận chuyển thay thế, Vietship có thể hỗ trợ kiểm tra tình trạng lô hàng và tư vấn phương án xử lý phù hợp.

Xem thêm:

Việt Nam – Anh thúc đẩy hợp tác công nghệ, tài chính và logistics 

Dịch vụ mua hộ hàng hóa từ Mỹ về Hải Phòng