QUY TRÌNH HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER – FCL
Bước 1- Chuẩn bị hàng hóa
Đầu tiên muốn xuất hàng đi thì phải có hàng hóa đã. Nên chúng ta cần chuẩn bị hàng hóa đầy đủ và quy cách đóng gói theo yêu cầu của các điều khoản trong hợp đồng.
Bước 2 – Book tàu
Sau khi chuẩn bị hàng xong, tiến hành thuê phương tiện vận tải (Book tàu).
Nhớ Book tàu (đặt chỗ) theo tiêu chí sau:
+ Giá tốt
+ Đúng tuyến
+ Cân đối thời gian phù hợp.
+ Uy tín
+ Chế độ chăm sóc khách hàng tuyệt vời.
Bước 3. Nhận Booking Note + Lệnh cấp cont rỗng
Sau khi đã chốt được thông tin đặt chỗ thì chuẩn bị nhận Booking Note.
Hãng tàu/FWD sẽ gửi cho chúng ta:
+ Booking note.
+ Lệnh cấp container rỗng.
+ Seal container.
Sau đó đi lấy cont rỗng về kho riêng đóng hàng (Khâu đi lấy cont này thường sẽ do bên vận tải đảm nhiệm, vì thực tế sau khi có Booking thì chúng ta sẽ đưa cho tài xế đi lấy cont).
Hoặc đóng hàng tại bãi.
Bước 4. Làm Invoice và Packing list
Dựa vào Hợp đồng, các thông tin book tàu đã có và dựa vào chi tiết đóng hàng mà bộ phận kho đưa thông tin, chúng ta tiến hành lập Invoice và Packing list cho lô hàng.
Bước 5. Mua bảo hiểm và đăng ký các giấy phép kiểm tra chuyên ngành (Bước này tùy vào từng loại mặt hàng mà xin giấy phép xuất khẩu tương ứng)
Mua Bảo hiểm cho lô hàng (nếu có).
Đăng ký xin Chứng thư hung trùng hàng hoá – Fumigation Certificate (nếu có).
Đăng ký xin Chứng thư Kiểm dịch thực vật hàng xuất khẩu Phytosanitary Certificate (nếu có).
Bước 6. Khai hải quan điện tử – đóng thuế (nếu có)
Tiến hành khai hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS5-VNACCS.
Sau khi truyền tờ khai HQ xong, sẽ có 3 trường hợp cần phải nắm.
+ Luồng xanh: miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
+ Luồng vàng : Kiểm tra hồ sơ giấy.
+ Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ giấy, kiểm hóa lô hàng.
Nếu lô hàng có thuế thì tiến hành đóng thuế luôn. Thường, hàng xuất khẩu thì đa phần các mặt hàng không chịu thuế.
Bước 7. Đăng ký tờ khai tại cảng
1/ Chuẩn bị bộ hồ sơ để nộp hải quan đăng ký tờ khai hàng xuất:
+ Tờ khai hải quan xuất khẩu
+ Mã vạch
+ Invoice (Hóa đơn thương mại)
+ Packing list (Phiếu đóng gói hàng hóa)
+ Contract (Hợp đồng thương mại) – này chuẩn bị sẵn thôi
+ Giấy giới thiệu
+ Các giấy tờ khác nếu có (bảng kê kiểm lâm nếu xuất khẩu hàng liên quan đến gỗ, v…v…)
2/ Đăng ký tờ khai
– Tại chi cục Hải Quan cửa khẩu Xuất, tiến hành nộp bộ hồ sơ vào khay phân tờ khai, đợi cán bộ phân tờ khai phân và trả bộ hồ sơ ra khay lúc nãy chúng ta nộp.
– Tiến hành nộp bộ hồ sơ vào đó (trên thực tế thì các anh giao nhận thường đưa trực tiếp hồ sơ cho cán bộ Hải Quan đã làm quen hàng của công ty).
+ Nếu luồng vàng:
Cán bộ Hải Quan kiểm tra hồ sơ giấy. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ thì thực hiện theo yêu cầu của Hải Quan. Sau đó, nếu được thông quan thì thực hiện tiếp bước 8.
Nếu cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa (tức bị bẻ sang luồng đỏ) thì lúc này làm tiếp bước bên dưới – kiểm tra thực tế hàng hóa.
+ Nếu luồng đỏ:
- Cán bộ hải quan đăng ký (chỗ mở tờ khai) sẽ trình cho lãnh đạo phân người kiểm tra hàng hóa thực tế (kiểm hóa).
- Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng hóa để kiểm hóa (nhớ xin số điện thoại cán bộ kiểm hóa trước).
- Ở Cát Lái thì lên website saigonnewport, nhập số container, tra vị trí để biết container nằm ở Terminal nào rồi xuống Terminal đó làm phiếu yêu cầu cắt/bấm seal.
- Ở khu vực cụm ICD hoặc cảng khác thì tự tìm hoặc nhờ công nhân cảng tìm container (hỏi tài xế hạ container cũng là phương án hay nhưng trường hợp container bị cảng đảo chuyển là cũng ăn hành).
- Đi tìm container, rồi cầm hóa đơn ra bãi tìm xe nâng yêu cầu hạ container xuống, còn nếu cont nằm sẵn tầng 1 thì chỉ việc điện thoại mời cán bộ kiểm hóa ra rồi cắt seal để kiểm tra thực tế hàng hóa.
* Nếu hàng hóa phù hợp với khai báo, cán bộ kiểm hóa sẽ bấm seal hải quan niêm phong container. Sau đó ngồi đợi Hải Quan lên tờ khai thông quan.
Lưu ý: Trước khi vô nhớ bấm seal hãng tàu, nếu không xe nâng container lên tầng cao là lại ngậm hành phút chót đấy!
* Nếu hàng hóa không đúng với thực tế khai báo thì hải quan sẽ tiến hành xử phạt vi phạm (mức xử phạt tùy theo từng mức độ vi phạm).
Bước 8. Thanh lý tờ khai và vô sổ tàu
Sau khi hải quan trả lại cho mình tờ khai thông quan, xuống văn phòng đội giám sát để nộp hồ sơ để thanh lý tờ khai (Hiện tại cảng Cát Lái đã bỏ bước thanh lý) gồm:
+ Tờ khai thông quan (2 bản)
+ Mã vạch (2 bản)
Cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra, xong – họ sẽ đóng dấu mộc lên mã vạch và trả lại cho mình tờ khai gốc cùng mã vạch đã đóng dấu hải quan.
Vô sổ tàu: nộp tờ khai gốc + mã vạch đã đóng dấu hải quan vào bộ phận giám sát tàu hàng xuất.
Xong bước dầm mưa giải nắng chạy như dịt ngoài cảng, giờ lại quay về làm tiếp chứng từ ở Bước 9 bên dưới luôn cho kịp.
Bước 9. Quy trình làm SI – VGM gửi cho hãng tàu hoặc FWD
Trên thực tế, quy trình thực hiện các bước có thể thay đổi tùy theo yêu cầu.
Làm và Gửi SI (chi tiết làm Bill) – VGM cho hãng tàu/FWD.
Chúng ta sẽ dựa trên số liệu thực tế xuất khẩu (số lượng hàng hóa, số cont/seal, v…v…), Các thông tin về chuyến hàng XK mà cung cấp các thông tin chính xác để hãng tàu/FWD phát hành B/L.
Sau đó họ sẽ gửi lại Draft Bill cho mình xác nhận.
Lưu ý: Sau thời gian đã xác nhận B/L, mà có phát sinh chỉnh sửa nội dung của B/L thì chúng ta sẽ bị “Charge” phí điều chỉnh B/L, tầm khoảng trên dưới 40USD/lần tùy hãng tàu).
Bước 10 – Lấy Bill tại hãng tàu/FWD
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và sau ngày tàu chạy, ta tiến hành đến hãng tàu/FDW để thanh toán tiền cước tàu (nếu có), các phí Local Charge và nhận Bill (lại phải tìm đọc lại bài – tính chất Bill của tớ nữa để hiểu rõ hơn nha).
Bước 11- Làm giấy chứng nhận xuất xứ – C/O (nếu có)
Bước 12. Làm các giấy tờ xuất khẩu khác theo yêu cầu của nhà nhập khẩu (nếu có). Hoặc nhận các giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành đã đăng ký ở bước 5
Bước Tổng hợp tất cả các chứng từ xuất khẩu đã làm và tiến hành gửi chứng từ cho nhà nhập khẩu (gửi bằng mail hoặc chuyển phát nhanh tùy vào thỏa thuận ban đầu giữa 2 bên.)
