QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
Một hợp đồng xuất khẩu là một công việc rất phức tạp. Chính vì thế Vietship gửi đến bạn quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu, bạn tham khảo nhé.
Bước 1. Thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán
– Nếu thanh toán bằng L/C người bán cần:
- Nhắc nhở người mua yêu cầu ngân hàng mở L/C theo đúng thỏa thuận.
- Kiểm tra L/C
Sau khi kiểm tra L/C xong nếu thấy phù hợp thì tiến hành GH, còn không phù hợp thì thông báo ngay cho NM và NH mở L/C để tu chỉnh cho đến khi phù hợp mới tiến hành GH. Trong 1 số trường hợp người bán có thể chấp nhận lỗi chính tả trong L/C.
– Nếu thanh toán bằng CAD NB cần
Nhắc nhở NM mở TK tín thác theo đúng yêu cầu, khi TK đã được mở cần liên hệ với NH để kiểm tra điều kiện thanh toán, cần đặc biệt chú ý: tên các chứng từ cần xuất trình, người cấp, số bán… Kiểm tra xong, nếu thấy phù hợp tiến hành GH.
– Nếu thanh toán bằng TT trả trước
Nhắc nhở NM chuyển tiền đủ và đúng hạn. Chờ NH báo “CÓ” rồi mới GH.
– Còn các PT thức toán khác, như: TT trả sau, Clean Collection, D/A, D/P thì NB phải GH, rồi mới có thể thực hiện những công việc của khâu thanh toán.
Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu
Đối với những đơn vị SX hàng XK:
- Cần nghiên cứu kỹ thị trường, SX những HH có chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng… phù hợp với thị hiếu của NM. Hàng SX xong cần được kiểm tra chất lượng kỹ lưỡng, bao gói cẩn thận, kẻ ký mã hiệu rõ ràng… đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định của HĐ.
- Những DN SX hàng XK nhưng không muốn hoặc không thể trực tiếp XK HH của mình, thì có thể chọn con đường ủy thác XK.
Đối với những đơn vị chuyên KD XNK:
Phải chủ động tìm nguồn hàng, khai thác triệt để các nguồn hàng XK bằng nhiều hình thức khác nhau:
-
- Thu mua hàng theo nghĩa vụ
- Đầu tư trực tiếp để SX hàng XK
- Gia công
- Bán nguyên liệu mua thành phẩm
- Đặt hàng
- Đổi hàng…
Bước 3: Kiểm tra hàng xuất khẩu
- Trước khi GH, NXK có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng… nếu hàng XK là động, thực vật, hàng thực phẩm thì còn phải KT them khả năng lây lan bệnh
- Việc kiểm nghiệm, kiểm dịch được tiến hành ở 2 cấp: ở cơ sở và cửa khẩu. KT ở cơ sở đóng vai trò quyết định
- Việc kiểm nghiệm ở cơ sở là do KCS tiến hành nhưng thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm chính về phẩm chất HH. Trên giấy chứng nhận phẩm chất của cơ sở phải có chữ ký của KCS và thủ trưởng đơn vị
- Việc kiểm dịch do phòng bảo vệ thực vật hoặc trạm thú ý, trung tâm chuẩn đoán – kiểm dịch tiến hành
1 số tổ chức kiểm định độc lập: Vinacontrol, Foodcontrol, Cafecontrol…
Quy trình giám định HH gồm:
B1: Nộp HS yêu cầu giám định. Hồ sơ gồm: giấy yêu cầu giám định; Hợp đồng + phụ kiện HĐ (nếu có); L/C và tu chỉnh L/C (nếu có)
B2: Cơ quan giám định tiến hành giám định HH trên thị trường: Phân tích mẫu tại phòng thí nghiệm
B3: Cơ quan giám định thông báo KQ và cấp giấy CN tạm để làm thủ tục HQ (nếu có yêu cầu)
B4: Kiểm tra vệ sinh hầm hàng (xuất gạo, nông sản…)
B5: Giám sát quá trình xuất hàng: Tại NM, kho hàng…; tại hiện trường
B6: Cơ quan giám định cấp chứng thư chính thức.
Bước 4: Thuê phương tiện vận tải
– Nếu HĐ XNK quy định NB thuê PTVT để chở hàng đến địa điểm đích (CIF, CFR, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP) thì người XK phải thuê PTVT
– Nếu HĐ quy định GH tại nước XK thì NNK phải thuê PTCC về nước (EXW, FCA, FAS, FOB)
– Tùy từng TH cụ thể NXK lựa chọn 1 trong các PT thuê tàu:
- Phương thức thuê tàu chợ (liner)
- Phương thức thuê tàu chuyến (voyage charter)
- Phương thức thuê tàu định hạn (time charter)
- Phương thức thuê tàu chợ: chủ tàu đồng thời là NCC. Quan hệ giữa NCC với chủ hàng được điều chỉnh = VĐ đường biển
– Thuê tàu chợ có đặc điểm: KL HH chuyên chở không lớn; mặt hàng chủ yếu là hàng khô; mặt hàng đóng bao; tuyến đường tàu đi được quy định trước; thời gian tàu chạy được biết trước; cước phí được hang tàu qđ; 2 bên không đàm phán ký kết HĐ mà chỉ tuân theo những điều khoản có sẵn trên mặt trái của B/L in sẵn của chủ tàu.
– Thủ tục thuê tàu chợ đơn giản, nhưng cước phí cao.
- Phương thức tàu chuyến: thuê tàu chuyến là chủ tàu (Shipowner) cho người thuê tàu (charter) thuê toàn bộ hay 1 phần chiếc tàu chạy rông để chuyên chở HH từ 1 hay vài cảng này đến 1 hay vài cảng khác. Mối quan hệ giữa chủ tàu và người thuê tàu được điều chỉnh = HĐ thuê tàu chuyến (C/P – Voyage charter)
Đặc điểm:
– HH thường xuyên chở đầy tàu (90 – 95%). Chuyên chở hàng có KL lớn: ngũ cốc, khoáng sản…
– 2 bên phải đàm phán ký kết HĐ thuê tàu
– Thường sử dụng B/L theo HĐ tàu chuyến
– Thường sử dụng mô giới hàng hải
– Giá cước thấp, nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi người thuê tàu phải giỏi và nắm chắc các thông tin liên quan.
- Phương thức thuê tàu định hạn: Là chủ tàu cho người thuê tàu con tàu để sử dụng vào mục đích chuyên chở HH hoặc cho thuê lại trong thời gian nhất định, chủ tàu có trách nhiệm chuyển giao quyền sử dụng chiếc tàu cho thuê và đảm bảo “Khả năng đi biển” của chiếc tàu trong suốt thời gian thuê.
Người thuê tàu có trách nhiệm trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc KD khai thác tàu, sau khi hết thời gian thuê phải trả cho chủ tàu trong tình trạng kỹ thuật tốt tại cảng và trong thời gian quy định.
Bước 5: Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu
Chọn điều kiện để mua bảo hiểm
- CIF NB phải mua BH theo đúng điều kiện đã thỏa thuận trong HĐ hoặc L/C (nếu có). Nếu trong HĐ không qđ thì NB chỉ cần mua BH theo đk tối thiểu (FPA hoặc ICC(C))
- CIP NB phải mua BH theo đúng điều kiện đã thỏa thuận trong HĐ hoặc L/C (nếu có). Nếu trong HĐ không qđ thì NB chỉ cần mua BH theo đk tối đa (ICC (A))
- Làm giấy yêu cầu BH: Điền đầy đủ các ND trong giấy yêu cầu BH
- Tên người được BH
- Tên hàng hóa cần BH
- Loại bao bì, cách đóng gói và ký mã hiệu của HH được BH
- Trọng lượng hay số lượng HH cần BH
- Tên tàu biển hoặc PTVC
- Cách thức xếp hàng được BH xuống tàu
- Nơi bắt đầu vận chuyển, chuyển tải và nơi nhận HH được BH
- Ngày, tháng phương tiện chở hàng được BH bắt đầu rời bến
- Điều kiện BH
- Nơi thanh toán bồi thường
Đóng phí BH và lấy chứng thư BH
- Sau khi nộp giấy yêu cầu BH cho người BH, người BH sẽ xác định số phí phải đóng, nhà XK đóng phí BH và nhận chứng thư BH, ký hậu chuyển nhượng và gửi cho NNK
- Lưu ý: Chứng thư BH phải là VB hoàn chỉnh, không có vấn đề khai báo bổ sung sau đối với bất cứ chi tiết nào ghi trong chứng thư BH
- Khi thanh toán = L/C thì chứng thi BH phải hoàn toàn phù hợp với mọi yêu cầu của L/C, nếu khác đi thì NH sẽ KHÔNG chấp nhận thanh toán.
Bước 6: Làm thủ tục hải quan
Điều 21. Thủ tục HQ (Luật HQ 2014)
- Khi làm thủ tục hải quan, người khai hải quan có trách nhiệm:
a) Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp hoặc xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan theo quy định tại Điều 24 của Luật này;
b) Đưa hàng hoá, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định để kiểm tra thực tế hàng hoá, phương tiện vận tải;
c) Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật về thuế, phí, lệ phí và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Bước 7: Giao hàng cho người vận tải
- Nếu hàng giao = đường biển
- Chủ hàng phải làm các việc sau: lập “bảng kê chuyên chở” (cargo list) gồm các mục: consignee, mark, B/L number, description of destination…
- Khi lưu cước hãng tàu lập S/O (Shipping order) và lên sơ đồ xếp hàng trên tàu (cargo plan or stowage plan) làm căn cứ để cảng xếp thứ tự gửi hàng, để tính các CP có liên quan…
- Cargo plan KHÔNG giao trực tiếp cho chủ hàng nhưng để để an toàn cho HH, chủ hàng cần yêu cầu tàu cho xem cargo plan để biết hàng mình được xếp khi nào, ở đâu, nếu thấy vị trí bất hợp lý thì yêu cầu thay đổi
- GH, xếp hàng lên tàu cho cảng đảm nhận, chủ hàng chịu phí. Chủ hàng nên cử NV GN luôn luôn có mặt tại hiện trường để theo dõi, giám sát.
- Trong quá trình GH, NV kiểm kiện (Tally man) của cảng, luôn theo dõi hàng, trên cơ sở chứng từ và số lượng HH thực tế giao lên tàu, lập Tally report – giấy kiểm nhận hàng với tàu, sau mỗi mã hàng lên tàu. Tally man sẽ đánh dấu và ký vào đó. Ở trên tàu cũng có NV kiểm kiện, kết quả hàng đã lên tàu được thể hiện trong Tally sheet. ND Tally sheet cũng giống như Tally report
- Sau khi hàng đã xếp lên tàu, cảng và tàu lập biên bản tổng kết giao nhận hàng và lập hồ sơ hàng đã xếp lên tàu cho người gửi hàng. Thuyền phó cấp cho chủ hàng biên lai thuyền phó xác nhận hàng đã nhận xong. Trong đó xác nhận, số kiện, ký mã hiệu, tình trạng hàng đã bốc lên tàu, cảng đến…
- Đổi biên lai thuyền phó lấy Bill of lading (quan trọng là clean Bill of lading )
- Nếu hàng giao = đường hàng không hoặc ô tô
NXK sau khi ký HĐ vận chuyển GH cho NVC, cuối cùng lấy vận đơn.
Ở VN gửi hàng = đường hàng không chủ yếu thực hiện thông qua các công ty, đại lý GN…
Sau khi liên hệ với NGN:
- Hoặc chủ hàng tự đưa hàng ra sân bay, bộ phận operation (bộ phận hiện trường) của NGN cùng với NV sân bay trực tiếp nhận hàng, tổ chức bốc xếp, cân hàng, kiểm hóa HQ, đóng gói, dán nhãn…
- Hoặc NGN đến tận kho của chủ hàng để đem hàng ra sân bay, làm thủ tục HQ, cân, đo, dán nhãn… gửi cho hàng không căn cứ vào proforma invoice do chủ hàng cấp và kết quả cân đo tại sân bay lập MAWB – Master Airway Bill – vận đơn “chủ” do hãng hàng không cấp cho cả lô hàng, ghi người nhận hàng là đại lý GN và phát hành HWB – House Airway Bill – vận đơn “nhà” do NGN lập cho từng lô hàng lẻ, giao cho từng chủ hàng.
- Nếu gửi hàng = đường sắt
NXK hoặc GH cho đường sắt (nếu là hàng lẻ) hoặc đăng ký toa xe, bốc hàng lên toa xe rồi GH cho đường sắt (nếu là hàng nguyên toa) và cuối cùng nhận vận đơn đường sắt
- Gửi hàng bằng Container
Có 2 phương thức:
Gửi hàng FCL – full container load
Gửi hàng LCL – less than a container load.
a. Gửi hàng FCL
FCL là hàng xếp trong nguyên 1 container, người GH và NN chịu trách nhiệm đóng hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container.
Những thủ tục chuyên chở hàng FCL
- Container do NCC cung cấp hoặc do chủ hàng thuê của công ty thuê container, được chủ hàng đóng hàng tại kho của mình hoặc 1 địa điểm nội địa nào đó, sau khi được HQ kiểm tra thì container được kẹp chỉ.
- Sau đó tùy sự thỏa thuận hoặc chủ hàng hoặc NGN VC đưa những container hàng đã được chì về bãi container hoặc cảng do NCC chỉ định để bốc lên tàu.
- Tại cảng đích, bằng CP của mình, NCC sẽ lo liệu và VC container xuống bãi container của mình hoặc của cảng
- NNH phải lo làm thủ tục HQ NK và dở hàng ra khỏi container bằng CP của mình
– Trách nhiệm của chủ hàng: chịu mọi CP để đưa container rỗng về nơi đóng hàng, đóng hàng vào, dỡ hàng ra khỏi container.
– Trách nhiệm của NCC: chịu trách nhiệm đối với container kể từ nhận container đã kẹp chì từ bãi container hay bến container của cảng. NCC phải bốc container lên tàu, dỡ container ra khỏi tàu và đưa về bãi container của mình hoặc bến container của cảng. Trách nhiệm của NCC thường kết thúc khi GN container cho NNH ở bãi container hoặc bến container của cảng.
b. Giao hàng LCL: NVC hay NGN làm nhiệm vụ gom hàng – nhận nhiều lô hàng khác nhau để đóng chung vào 1 container – và có trách nhiệm đóng hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container.
Những thủ tục gửi hàng theo phương thức LCL:
- HH của các chủ hàng gửi cho 1 số NNH được NCC tại bãi đóng hàng container (CFS – Container freight station) do NCC chỉ định.
- NCC sẽ đóng hàng vào container bằng CP của mình.
- NCC bốc container lên tàu
- Tại cảng đến, NCC sẽ đưa container về CFS và dỡ hàng khỏi container, để giao cho NNH.
– Trách nhiệm của NCC
NCC bằng CP của mình phải xếp hàng vào container, bốc container lên tàu, hạ container xuống bãi tại cảng đến, dỡ hàng ra khỏi container và giao cho NNH. Trách nhiệm của NCC kết thúc khi giao được hàng cho người nhận ở CFS.
Gửi hàng thông qua các LSP (Logistcs Service Provider) – Người cung cấp DV Logistcs
Các công ty, tập đoàn lớn trên thế giới có xu hướng gửi hàng thông qua các LSP.
Bước 8: Lập bộ chứng từ thanh toán
- Sau khi GH, NXK nhanh chóng lập BCT thanh toán trình NH để đòi tiền NH.
- Yêu cầu của BCT này là chính xác và phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về ND và hình thức (nếu thanh toán L/C), còn nếu thanh toán bằng các phương thức khác thì theo yêu cầu của HĐ hoặc của NH
Bộ chứng từ thanh toán thường bao gồm:
- Hối phiếu thương mại
- Vận đơn đường biển sạch
- Đơn hoặc GCN bảo hiểm (CIF, CIP)
- Hóa đơn thương mại
- GCN phẩm chất hàng hóa
- GCN trọng/ khối lượng
- GCN xuất xứ HH
- Phiếu đóng gói HH
- Giấy kiểm dịch thực vật
Khi lập chứng từ thanh toán bằng L/C cần lưu ý:
- Tất cả các chứng từ phải tuân theo đúng yêu cầu của L/C về: số bản, mô tả HH, thời hạn lập, ghi ký hiệu, số lượng…
- Khi lập B/E đòi tiền NM thì số tiền ghi trên hối phiếu phải tương đương 100% giá trị hóa đơn và không được vượt quá hạn ngạch L/C
- Trường hợp L/C qđ việc thanh toán được tiến hành khi trình đủ các chứng từ kèm theo…thì NB không cần lập B/E trừ khi NH thanh toán yêu cầu
- Nếu vận đơn là loại ký hậu để trống (blank endosed) thì người gửi hàng phải ký hậu vào vận đơn trước khi chuyển cho NH
- Nếu HH được gửi lên tàu vượt quá số lượng qđ trong L/C thì NNK phải tham khảo ý kiến NM trước khi gửi, trên cơ sở được chấp nhận của NM mới GH lên tàu. Khi lập chứng từ thanh toán cần 2 bộ:
- 1 bộ hoàn toàn phù hợp với L/C để thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ
- Bộ 2 lập cho lượng HH dưa ra và sẽ thanh toán hoặc D/A hoặc D/P hoặc TT… BCT lập xong, cần kiểm tra kỹ lưỡng, rồi nhanh chóng xuất trình cho NH để thanh toán/ chiết khấu.
Bước 9: Khiếu nại
Người bán khiếu nại: Khi NM vi phạm HĐ NB có quyền khiếu nại, hồ sơ khiếu nại gồm:
- Đơn khiếu nại, ND của đơn: tên địa chỉ bên nguyên, bên bị, cơ sở pháp lý của việc khiếu nại, lý do khiếu nại, tổn hại đối phương gây ra cho mình, yêu cầu giải quyết
- Các chứng từ kèm theo:
+ Hợp đồng ngoại thương
+ Hóa đơn thương mại
+ Các thư từ, điện, fax… giao dịch giữa 2 bên…
- Khiếu nại các cơ quan hữu quan.
Khi NM hoặc các cơ quan hữu quan khiếu nại
Nếu nhận được hồ sơ của NM hoặc các bên hữu quan khác, NB cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ, tìm phương hướng giải quyết 1 cách thỏa đáng.
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này, hãy đón chờ nhiều bài viết về Logistics, xuất nhập khẩu của Vietship nhé! Để biết thêm thông tin, hãy đến với Vietship qua Hotline để được tư vấn nhé!
Vận chuyển thú cưng chó mèo từ sài gòn đi quốc tế chất lượng giá rẻ
Tư vấn thủ tục nhập khẩu thiết bị máy siêu âm
